学生档案转档说明
清华大学学生档案通过EMS方式转递。由学校相关部门向档案馆送交转档材料和信息，档案馆据此为学生转出档案，个人无需到档案馆办理转档手续，也无需向档案馆提供转档信息。现将有关事项说明如下。
一、学生档案转档流程
1.正常毕业/结业学生（含应届、往届）：
①院系将毕业/结业材料送交档案馆，档案馆归档。
②学生在学生职业发展指导中心办理转档手续，填写EMS地址。
③学生职业发展指导中心将转档数据发给档案馆。
④以上条件均满足后，档案馆办理转档。
2.本科生退学：
①学生在教务处办理转档手续，填写EMS地址。
②教务处将《成绩单》《退学证明》等纸质材料送交档案馆，档案馆归档。
③教务处将转档数据发给档案馆。
④以上条件均满足后，档案馆办理转档。
3.研究生退学：
①学生在研究生院办理转档手续，填写EMS地址。
②研究生院将《成绩单》《退学证明》等纸质材料送交档案馆，档案馆归档。
③研究生院将转档数据发给档案馆。
④以上条件均满足后，档案馆办理转档。
二、学生档案转出方式
学生档案通过中国邮政速递物流EMS方式转递。
三、学生档案转出时间
档案寄出时间为每星期三（节假日除外），一般为学生职业发展指导中心、教务处、研究生院向档案馆提交转档数据的下一个星期三寄出，从星期四起可查询EMS单号及物流信息（查询方式见下文）。如缺少毕业、结业、退学材料，则顺延至材料齐全后的星期三寄出。
四、学生转档情况查询
档案寄出后，可通过档案馆、学生职业发展指导中心网站和微信查询快递单号，通过中国邮政速递物流EMS官网、微信小程序追踪物流信息。
（一）微信查询
1.“清华大学档案馆”微信公众号—“服务指南”—“转档查询”。
2.“清华就业”微信公众号—“就业指南”—“档案查询”。
3.“EMS中国邮政速递物流”微信小程序—“查件”。
（二）网站查询
1.“清华大学档案馆”官网—“业务指南”—“转档查询”：
https://dagdzkf.tsinghua.edu.cn/
2.学生职业发展指导中心网站“档案查询”栏目：
https://dagdzkf.tsinghua.edu.cn/
3.EMS中国邮政速递物流官网：
如有其他疑问，请致电010-62781596咨询。
五、重要提示
1.转档地址严禁填写本人住宅，严禁个人拆封档案封条。封条损毁后，档案馆不再接收退件。
2.每人只有一个档案袋，党团、毕业等所有材料均在一个袋子里同时寄出，不单独寄送。如收到档案后缺失某项材料，请联系该材料生成部门（如院系、教务处、研究生院、组织部等）。
3.人事档案严禁自带。
4.档案去向填写建议：
在学生职业发展指导中心、教务处、研究生院填写学生档案转档地址时，请务必将档案转寄地址、档案接收联系人/接收部门、档案接收电话填写清楚、完整，保障档案顺利寄出。具体地址可参考下表：
序号 |
收档单位类型 |
填写要求 |
关键提醒 |
1 |
企 业 |
档案转寄单位名称：填写企业完整名称 档案转寄地址：写字楼需写清楼层号 + 房间号 档案接收联系人/接收部门：填写人力资源部/人事部 |
国企、事业单位等有档案保管权，私企/外企一般不接收档案 |
2 |
机关单位 |
档案转寄单位名称：填写机关单位全称 档案转寄地址：写字楼需写清楼层号 + 房间号 档案接收联系人/接收部门：填写具体档案接收部门/收件人 |
公务员/事业单位入职档案需严格按招录单位要求填写 |
3 |
高 校 |
档案转寄单位名称：填写高校全称 档案转寄地址：写明校区地址 档案接收联系人/接收部门：填写学院/人事处，或具体科室（如研究生院、招生办） |
升学档案务必确认目标院校接收部门 |
4 |
人才服务机构 |
档案转寄单位名称：填写官方全称（如 ××市人才交流中心、××市×× 区人力资源和社会保障局） 档案转寄地址：写字楼需写清楼层号 + 房间号 档案接收联系人/接收部门：填写收件部门（或收件人）、收件电话 |
1.提前向存档单位咨询，办理存档登记 2.未就业学生档案可转至户籍地县级人才机构 |
5 |
教育部 留学服务中心 |
档案转寄单位名称：教育部留学服务中心 档案接收部门：留学人员档案室 |
学生可以登录教育部 留学服务中心网站 https://portal.cscse.edu.cn/进行申请 |
根据学校相关规定，滞留档案只办理转出手续，不办理利用。请有关人员及时到相关部门办理手续，及时转移档案，以免影响个人利益和事项办理。
清华大学档案馆
2026年6月12日
深圳校区学生转档、查档事宜请联系毛老师。
电话：0755-26916764。
