教职工（含博士后）档案转档说明
清华大学教职工（含博士后）档案通过机要方式转递。由学校相关部门向档案馆送交转档材料和信息，档案馆据此为教职工转出档案，个人无需到档案馆办理转档手续，也无需向档案馆提供转档信息。现将有关事项说明如下。
一、教职工档案转档流程
1.教职工：
①教职工在人事处办理转档手续，填写机要地址。
②院系将近年《年度考核表》送交档案馆，档案馆归档。
③人事处将《工资变动单》《行政介绍信》等纸质材料送交档案馆，档案馆归档。
④人事处将转档数据发给档案馆。
⑤以上条件均满足后，档案馆办理转档。
2.博士后：
①博士后在博士后办公室办理转档手续，填写机要地址。
②博士后办公室将进站、出（退）站纸质材料送交档案馆，档案馆归档。
③博士后办公室将转档数据发给档案馆。
④以上条件均满足后，档案馆办理转档。
二、教职工档案转出方式
教职工档案通过机要方式转递。
三、教职工档案转出时间
档案寄出时间为每星期三（节假日除外），一般为人事处、博士后办公室向档案馆提交转档数据的下一个星期三寄出，从星期四起可查询机要单号（查询方式见下文）。如缺少近年年度考核表，则顺延至材料齐全后的星期三寄出。
四、教职工转档情况查询
档案寄出后，可通过档案馆官方网站和微信公众号查询机要单号，教职工将机要单号给接收方机要员，方可查询进度和接收情况。由于机要通信为安全保密途径，无法通过网络查询，我校档案馆不掌握转递过程和接收情况。因个别单位无机要通信接收资质，档案由其上级单位接收，可向其上级单位机要员查询。
机要号查询路径：
（一）微信查询
“清华大学档案馆”微信公众号—“服务指南”—“转档查询”。
（二）网站查询
清华大学档案馆”官网—“业务指南”—“转档查询”：
https://dagdzkf.tsinghua.edu.cn/
根据距离远近，档案寄出后一般2-15天左右寄到。如档案寄出后超过30天档案接收单位仍未收到档案，可与我校档案馆联系，电话：010-62781596。
五、重要提示
1. 每人只有一个档案袋，党团、毕业等所有材料均在一个袋子里同时寄出，不单独寄送。如收到档案后缺失某项材料，请联系该材料生成部门（如院系、人事处、组织部等）。
2.人事档案严禁自带。
3.档案去向填写建议：
机要通信转递要求档案接收单位必须具备机要通信接收资质，否则档案会被退档。机要寄递时，只需填写接收单位所在省市、接收单位全称，无需填写具体地址（某路某号某楼）和收件人。一般党政机构、国有企事业单位、人才服务中心均可接收机要通信。如需确认档案接收单位是否具备机要通信接收资质，可向档案接收单位咨询。
具体填写方式可参考下表：
序号 |
收档单位类型 |
填写要求 |
关键提醒 |
1 |
企 业 （具备机要接收资质） |
接收单位所在省市：某省某市某区 接收单位：填写企业完整名称 |
一般国企、事业单位有档案保管权，私企/外企不接收档案；若入职的二级、三级单位不收机要，可向一级单位咨询 |
2 |
机关单位 （具备机要接收资质） |
接收单位所在省市：某省某市某区 接收单位：填写机关单位全称 |
公务员/事业单位入职档案需严格按招录单位要求填写，填写前请确认机要接收单位名称 |
3 |
高 校 （具备机要接收资质） |
接收单位所在省市：某省某市某区 接收单位：填写高校全称及接收部门 |
请务必确认目标院校接收部门；个别高校不收机要，一般依托在当地人才，请提前与接收单位确认 |
4 |
人才服务机构 （具备机要接收资质） |
接收单位所在省市：某省某市某区 接收单位：填写官方全称（如 ××市人才交流中心、××市×× 区人力资源和社会保障局） |
请提前向接收单位咨询，办理存档手续，个别单位需单独办理接收机要的手续；如名称后缀为“服务中心”“交流中心”，需重点与接收方核实能否直接收取机要件，询问机要是否需要发往当地人社局。 |
根据学校相关规定，滞留档案只办理转出手续，不办理利用。请有关人员及时到相关部门办理手续，及时转移档案，以免影响个人利益和事项办理。
清华大学档案馆
2026年6月12日
深圳校区学生转档、查档事宜请联系毛老师。
电话：0755-26916764。
