今天，我们召开全校范围的人事档案交流培训会。按照党和国家的相关规定，人事档案一般是由组织人事部门管理，但很多大学因为成立了档案馆，所以集中统一到档案馆进行管理。从清华来看，自从成立档案馆后，学校就把各类档案，包括人事档案、文书档案、教学档案、科研档案、基建档案等，全都归到档案馆统一管理。近两年中央对人事档案管理提出了更加明确和严格的要求，我们学校为加强这一工作，任命了人事处副处长王晓莉同志兼任档案馆副馆长，以使档案馆和人事处、组织部更好地协调配合，做好人事档案工作。下面我想总结今天的会议，就进一步做好人事档案工作，提出三点意见。
做好档案工作，首先需要大家不断提高档案工作意识，认识到这项工作的重要性。人事档案是具有中国特色的一类档案，关系到每一位师生、每一位干部切身利益和人生发展，对每个人来讲都非常重要。比如，我们的学生将来毕业走向社会，也许十几年或几十年后就成了一个地方、一个部门领导，甚至是省市、中央的领导，他的档案会成为晋升提拔的重要资料和依据。现在，就经常有各地组织人事部门来我校档案馆，就某位校友档案中的一些情况向学校进行了解。所以，每一位档案工作者都应进一步增强责任意识，明确自己的工作职责。
从档案馆来讲，这几年我们采取了一些措施。例如从去年开始，每年召开一次全校档案工作的会议。去年召开了全校档案工作会，校党委书记陈旭亲自到会上讲话；今年在国际档案日又举行了一场全校档案工作报告会，邀请国家档案局领导作报告，校党委副书记邓卫到会讲话。为了切实做好不同类别档案的具体工作，去年我们还召开了文书档案工作交流研讨会，今天又召开了人事档案工作交流培训会。这些会议的重要目的，就是宣传档案工作的重要意义，提高全校师生员工，特别是各级干部的档案工作意识。对我们档案工作者来讲，更多的是提高思想认识，明确自身职责。
在完善规章制度方面，这两年档案馆也做了大量系统的工作。过去，档案馆每两年更新一次档案工作手册，制度建设还是比较认真的，但问题在于手册主要规定的是档案馆内部管理的事项，没有向基层发放，只放在档案馆工作人员的手中，从制度建设的必要性和操作性来讲这样不行。档案工作规章制度一定要让每一位档案工作者，甚至是全校师生都知道，这样才能更好地管理和利用好档案。所以去年我们开了十多次馆务会议，对于档案馆的所有规章制度逐个、逐段、逐字地重新梳理，从顶层设计上使各项制度的逻辑更加清晰，而且不是从档案馆的工作人员怎样做好工作的角度去修订，而是要使全校档案工作者、所有师生员工及至校外的人员，看了这些制度后，能够知道档案怎么去收、怎么去管、怎么去用。最后，我们整合成两本小册子，一本是《党和国家档案工作法规文件选编》，另一本是《清华大学档案工作规章制度汇编》，在后一本中有将近一半的内容是关于人事档案管理的内容，因为人事档案确实比其他档案在管理上更加严格、更加复杂、更加规范。今年全校档案工作报告会上，我们又发了一本《清华大学档案工作文献资料选编》，这本书是从去年6月到今年6月一年间新形成的一些档案工作资料和文献，包括陈旭书记在全校档案工作会议上的讲话、一些院系部门档案工作的经验体会，还有几个档案工作制度补充规定，其中又有两个是关于人事档案的规章制度。今天的会上，我们又给大家发了一本新的册子，即《人事档案工作文件资料汇编》，这是把过去发的三本小册子中与人事档案相关的内容集中起来，同时又丰富了一些原来三本小册子中没有的、关于人事档案更专业的内容，以及学生档案管理的一些表格模板等。我想这是档案馆不断完善规章制度的重要举措，让大家有章可循，便于利用它了解档案工作特别是人事档案工作有哪些规章制度。
在不断完善规章制度的基础上，我们就要严格遵守规章制度，做到按章办事。尤其在人事档案管理中，特别要强调这一点，一定要严格按照党和国家关于人事档案的总体要求、按照我们学校关于人事档案管理的具体规定，做好人事档案的管理和利用工作。过去，也出过个别院系、部门在人事档案管理上不认真、不规范，甚至严重违规的问题，比如有的院系派非党员来查阅教职工人事档案，系领导还签了字；个别部门曾出现开出介绍信，自己来查自己的档案，这是档案管理上坚决不允许的。因为人事档案非常复杂，涉及到很多重要的、敏感的信息，所以更要强调知规守责、按章办事，对于对人事档案归档的原则与规范，对人事档案查阅、使用中的批准权限、签字要求等制度，请大家严格执行。
严格办事，不等于冷冰冰的工作态度，不等于说人家来了我们板着面孔这也不行那也不行。严格执行规章制度，也包括该办的事情要办好，而且尽可能高效率地办好，绝不能对规章制度中明确该办的事不办。作为档案工作人员，我们要给大家讲清楚按规定哪些证明可以开，哪些档案可以提供，并且一定要按照规章制度给师生员工满腔热情地做好服务。同时，对于不该办、办不了的事情，也要给老师、同学解释清楚，哪一条规定说这件事不能办，为什么办不了，最好还能建议他相关的事情有可能怎样办成。像刚才有一位老师在介绍经验体会时所说的，老教师来了，我们哪怕陪着他一起去把这件事情搞清楚，相信清华的绝大多数老师同学都是通情达理的。我想，这一点更多是对我们档案馆的工作人员提出的要求，也希望院系基层的档案工作者帮助我们一起做好服务，办不好的事情讲清楚，尽可能为师生员工提供一些可行的办法。
同时，我们还要能力提高工作能力和水平。档案馆现在面临着档案数字化、信息化的艰巨任务，最近我们在做明年的工作计划，准备把档案馆的信息管理系统提升改造，列入到学校信息化的工作中去。最近两年，档案馆人事档案部对于人事档案管理系统进行了更新升级，是档案馆三个部门中更新最快的。将来档案馆管理系统全部更新后，希望能让大家在院系就可以查到一些信息。哪些事情能办，哪些事情不能办，可以更好地通过网络公布给大家，减少不必要的跑腿。但是像人事档案有很多纸质的材料，有些涉及保密的信息，仅靠网上传文件也不行，所以人事档案的工作中还必不可少地需要大家亲自到档案馆办理，这种情况下档案馆的工作人员就要严格按照规章，更快地、更高效地为师生们服务。
刚刚讲的这三点，也不是我自己的发明，很多想法是听了刚才几位老师的发言受到很大启发，我来总结归纳了一下。做好档案工作，离不开广大档案工作者的辛勤付出。到院系层面，人事档案工作其实又不仅仅涉及主管人事档案的领导和人事档案员，还需要多方面的共同参与和支持，像今天就邀请了与学生档案相关的院系工作人员一起来参会。在此，我代表学校对各单位从事和参与人事档案工作的所有同志们表示衷心感谢！让我们共同努力，把人事档案工作搞得更好。
