11月22日，档案馆在校史馆314会议室召开院系文书档案工作交流研讨会。来自各院系的文书档案员及档案馆文书档案部工作人员等50余人到会，总结今年文书档案归档工作的成绩与问题，就进一步做好院系文书档案工作进行了交流和部署。
档案馆文书档案部张利首先汇报了今年院系文书档案归档情况，布置了填报“院系文书档案归档范围调查表”的要求。自全校档案工作会议6月初召开以来，经过各院系的积极配合特别是广大兼职档案员的辛勤工作，截止到6月底，48个院系归档单位共归档文书档案352卷。今年，对院系文书档案归档内容的齐全完整提出了明确要求，部分院系归档内容较为丰富，包括重要的教学科研材料、国际国内学术会议材料、学生社会实践材料、工作简报、院刊系刊等。针对档案内容齐全完整的问题，张利结合院系文书档案归档范围调查表，就院系文书档案的归档范围进行了详细讲解。
交流研讨会上，部分院系文书档案员进行了交流发言。法学院于文晶介绍了本院文书档案归档的基本情况和工作心得，法学院制定《法学院机关工作规章》时，将档案工作写入院机关每个岗位的职责中，落实了“承办人立卷”制度，并明确机关各职能部门主任负有档案立卷督导职责，通过制度建设，保障档案工作。自动化系刘新益介绍了自动化系年鉴编写和归档的经验，从1991年起自动化系专人负责、提前布置、形成制度、规范结构，每年编写并及时归档年鉴，成为综合系统地反映一年来全系情况的重要档案资料。汽车系姬雪介绍了学生工作相关档案的归档情况，主要包括两类，一类是数据性质的资料，如每年奖学金和助学金获奖名单、各类表彰名单等，另一类是总结性质的资料，如每年奖助学金工作总结、就业工作自查报告、各类特色工作报告、各类个人和集体荣誉申请材料等。环境学院徐远介绍了校庆院庆档案的整理情况，此类档案分为校庆当天发给院友的宣传材料和院友座谈会简报等资料、返校校友签到簿等资料和大型活动工作资料三个部分，一般每年整理4至6卷。建筑学院李春梅介绍了音像档案的归档经验，主要是重视积累、及时整理，包括归档图片等内容和要素完整。与会档案员对加强和改进院系文书档案工作的若干具体问题进行研讨，提出了一些建议。
档案馆馆长范宝龙作了总结发言。他代表学校和档案馆对各位兼职档案员长期以来的辛勤付出表示衷心感谢，结合院系档案工作实际，强调了三点意见：第一，进一步提高对档案工作的重视，按照全校档案工作会的要求，切实树立起“做好档案工作是各单位重要职责”的观念，在学校各方面工作都比较繁忙的情况下，各位文书档案员要把档案工作切实作为自身的一项重要职责。第二，今后一段时期内，院系文书档案重点抓好三方面工作，即归档内容齐全完整、音像图片档案与文书档案同时归档、每年尽早进行归档工作。第三，加强培训指导，推动院系文书档案工作的水平提升。范宝龙要求各院系档案员会后向单位领导汇报本次会议精神，并希望各院系主管文书档案工作的领导近期召集本院系文书档案相关工作人员，就本院系文书档案归档的具体范围及做好今后的文书档案工作等，进行一次研究讨论，共同努力把院系文书档案工作提高到一个新的水平。
交流研讨会由档案馆文书档案部主任朱俊鹏主持，档案馆副馆长冯翠红参加会议。
