（经党委组织部部务会2024年4月1日、党委研究生工作部部务会2024年3月4日、党委武装部部务会2024年3月25日、研究生院院务会2024年2月26日、档案馆馆务会2024年10月14日讨论通过）
第一章总则
第一条为进一步加强研究生人事档案管理工作，规范研究生人事档案管理，根据《清华大学人事档案管理办法》，结合研究生教育管理工作实际，制定本办法。
第二条本办法适用于人事档案存放于学校的研究生的人事档案管理工作。
第三条研究生人事档案管理应遵循分级负责、集中管理，真实准确、完整规范的原则。
第二章管理职责
第四条在学校党委领导和党委组织部、人事处统筹协调下，研究生院作为研究生人事档案归口管理部门，负责研究生人事档案管理工作，包括起草相关规章制度、明确档案材料收集内容、组织开展档案审核工作、协调研究生人事档案材料形成部门和各院系的研究生人事档案管理工作、调查涉及研究生人事档案的违规违纪行为、处理研究生人事档案管理中的其他问题。
第五条档案馆负责研究生人事档案的全面业务管理工作，包括参与起草相关规章制度，组织编制相关业务规范，开展档案建立、接收、整理、保管、提供利用、转递等业务工作，配合档案材料收集、鉴别、审核、归档等工作。
第六条研究生人事档案材料形成部门是指产生研究生人事档案材料具体内容的单位，涵盖学校相关党政职能部门、群团组织等，负责本单位职责范围内研究生人事档案材料鉴别、整理和归档等工作。
第七条各院系配合研究生院、档案馆和研究生人事档案材料形成部门落实本院系研究生人事档案的收集、归档、审核和利用等工作。研究生人事档案工作内容纳入院系相关人员岗位职责。
第三章来校前档案的收集与审核
第八条研究生因入学来校的，应当按招生管理相关要求转入人事档案，由研究生所在院系负责收集。
第九条来校前档案审核由研究生院组织开展，包括初审和复核两个环节，在全面审核档案内容的基础上，重点审核高中以来的学历学位材料和党团类材料，审核档案内容是否真实、档案材料是否齐全，档案材料记载内容之间的关联性是否合理等。
第十条初审工作由研究生所在院系负责，院系初审完成后将研究生来校前档案在规定时间内交档案馆暂存，暂存期间由研究生院负责管理。
第十一条复核工作由研究生院负责，经复核后发现档案材料不齐全的，由研究生所在院系通知研究生本人补充。复核后，研究生院将研究生来校前档案统一移交档案馆，由档案馆进行入库和建档。
第四章在校期间档案材料的收集与归档
第十二条研究生人事档案材料必须及时送交档案馆归档，不得分散保存。研究生在校期间研究生人事档案相关材料的收集管理工作由材料形成部门负责，各院系配合落实。
第十三条党委组织部负责党员相关材料的收集管理工作，主要有《中国共产党入党志愿书》、入党申请书、转正申请书、培养教育考察材料、积极分子学习班结业证书、发展对象学习班结业证书、票决情况汇总表等；不合格党员被劝退或除名的组织审批意见及主要依据材料；取消预备党员资格的材料；退党、自行脱党材料；停止、恢复组织生活（党籍）的有关审批材料；校级及以上优秀共产党员审批登记表等表彰奖励类材料。
第十四条党委研究生工作部负责以下材料的收集管理工作：
（一）表彰奖励相关材料，主要有校级及以上奖学金及各类表彰奖励的申请审批表等。
（二）处理处分相关材料，主要有处分决定和解除处分决定等。
（三）毕（结）业相关材料，主要有毕业研究生登记表等。
第十五条党委武装部（国防教育与人才培养办公室）负责入伍、退伍相关材料的收集管理工作，主要有应征入伍登记表、入伍批准书、体检表、政审表、士兵登记表、嘉奖登记表、退役证明等。
第十六条共青团清华大学委员会负责以下材料的收集管理工作：
（一）团员发展相关材料，主要有《中国共产主义青年团入团志愿书》等。
（二）表彰奖励相关材料，主要有北京市三好学生、校级及以上优秀共青团员和优秀学生干部的获奖证书复印件等。
（三）团员纪律处分相关材料，主要有处分决定和解除处分决定等。
第十七条研究生院负责以下材料的收集管理工作：
（一）录取相关材料，主要有研究生录取登记表、专家推荐书等。
（二）入学相关材料，主要有研究生登记表等。
（三）学籍变动相关材料，主要有未报到证明、保留入学资格复学证明、休学复学证明、转系证明、转硕证明、注销学籍通知、更改姓名性别的相关证明材料、开除学籍处分决定、转学证明、退学证明等。
（四）毕（结）业相关材料，主要有答辩审批材料、学位（毕业）审批材料、成绩单、研究生结业申请审批表、研究生结业审批表、结业证书复印件、毕业证书复印件、学位证书复印件等。
第十八条校内外单位产生的其它具有保存价值的人事档案材料，在符合相关规定的前提下，经研究生院同意，由研究生所在院系或材料形成部门归入研究生人事档案。
第十九条档案材料原则上应在形成后一个月内向档案馆移交，可根据具体业务情况适当调整，除有特殊情况的，不应超过次年六月；研究生毕（结）业相关材料由各院系在毕业生转档前向档案馆移交。
第五章归档材料要求
第二十条归档材料必须真实，不能造假、涂改。
第二十一条归档材料需办理完毕、对象明确、齐全完整、文字清楚、填写规范、手续完备。
第二十二条归档材料一般应当为原件。证书、证件等特殊情况用复印件存档的，必须注明复制时间，并加盖材料制作单位公章或人事关系所在单位组织（人事）部门公章。
第二十三条归档材料一般使用国际标准A4纸。字迹材料应当符合档案保护要求和材料自身填写要求，用钢笔、签字笔或毛笔书写，字迹清晰端正。
第二十四条不属于归档范围的材料不得擅自归档。
第六章档案的保管、利用和转递
第二十五条研究生人事档案的保管、利用按照档案馆相关规定执行。
第二十六条研究生因毕（结）业、退学等原因离校，应及时将人事档案转往档案接收单位：
(一)毕（结）业的研究生：凭学生职业发展指导中心提供的档案转递信息确定转递去向，由档案馆办理转档，其中国内深造的毕业生还需提供拟录取单位开具的调档函或录取通知书。
(二)未能正常毕（结）业的研究生：凭研究生院开具的转档通知单确定转递去向，由档案馆办理转档。
第二十七条失踪、死亡的研究生档案由档案馆集中保存、代管。
第二十八条对于应转出但未及时办理转出的滞留档案，只办理档案转出，不再向个人提供档案利用。
第七章附则
第二十九条港澳台研究生在学期间形成的人事档案材料管理参照上述规定执行。
第三十条人事档案不转入我校的研究生在学期间形成的人事档案材料由所在院系保存，研究生离校时按相关规定处理。
第三十一条本办法自发布之日起实施，由研究生院负责解释。
