（经2024年11月11日教务处2024年度第36次处务会、2024年10月21日档案馆馆务会讨论通过）
第一章总则
第一条为进一步加强本科生人事档案管理工作，规范本科生人事档案管理，根据《清华大学人事档案管理办法》，结合本科生教育管理工作实际，制定本办法。
第二条本办法适用于人事档案存放于学校的本科生的人事档案管理工作。
第三条本科生人事档案管理应遵循分级负责、集中管理，真实准确、完整规范的原则。
第二章管理职责
第四条在学校党委领导和党委组织部、人事处统筹协调下，教务处作为本科生人事档案归口管理部门，负责本科生人事档案管理工作，包括起草相关规章制度、明确档案材料收集内容、开展档案审核工作、协调本科生人事档案材料形成部门和各院系的本科生人事档案管理工作、调查涉及本科生人事档案的违规违纪行为、处理本科生人事档案管理中的其他问题。
第五条档案馆负责本科生人事档案的全面业务管理工作，包括参与起草相关规章制度，组织编制相关业务规范，开展档案建立、接收、整理、保管、提供利用、转递等业务工作，配合档案材料收集、鉴别、审核、归档等工作。
第六条本科生人事档案材料形成部门是指产生本科生人事档案材料具体内容的单位，涵盖学校相关党政职能部门、群团组织等，负责本单位职责范围内本科生人事档案材料鉴别、整理和归档等工作。
第七条各院系配合教务处、档案馆和本科生人事档案材料形成部门落实本院系本科生人事档案的收集、归档、审核和利用等工作。本科生人事档案工作内容纳入院系相关人员岗位职责。
第三章来校前档案材料的收集与审核
第八条本科生因入学来校的，应当按要求转入人事档案。本科生来校前档案材料由所在院系负责在学生入学报到时收集，汇同学生登记表等其他材料在规定时间移交教务处审核。
第九条本科生来校前档案材料主要包括：高中学籍材料、高考报名材料、党团类材料、奖惩类材料等。
第十条教务处负责本科生档案材料的审核工作，在全面审核档案内容的基础上，重点审核高中以来的学习经历，审核档案内容是否真实、档案材料是否齐全、档案材料记载内容之间的关联性是否合理等。
第十一条审核过程中发现档案材料不齐全的，由本科生所在院系通知本人联系原档案所在单位补齐。
第十二条教务处将审核后的本科生档案材料统一移交档案馆，由档案馆进行入库和建档。
第四章在校期间档案材料的收集与归档
第十三条在校期间本科生人事档案材料的收集管理工作由材料形成部门负责，各院系配合落实。本科生在校期间的人事档案材料，必须及时送交档案馆归档，不得分散保存。
第十四条 党委组织部负责党员相关材料的收集管理工作，主要有《中国共产党入党志愿书》、入党申请书、转正申请书、培养教育考察材料、积极分子学习班结业证书、发展对象学习班结业证书、票决情况汇总表等；不合格党员被劝退或除名的组织审批意见及主要依据材料；取消预备党员资格的材料；退党、自行脱党材料；停止、恢复组织生活（党籍）的有关审批材料；校级及以上优秀共产党员审批登记表等表彰奖励类材料。
第十五条教务处负责以下材料的收集管理工作：
（一）学籍变动相关材料，主要有保留入学资格证明、退学证明、更改身份信息的相关证明材料等。
（二）毕（结）业相关材料，主要有本科生成绩单（主修学位、辅修学位）、毕（结）业证书复印件、学位证书复印件、结业补行毕业证明等。
（三）处理处分相关材料，主要有本科生因学术不端或违反学习纪律的受处分决定和解除处分决定等。
第十六条党委学生部（学生处）负责以下材料的收集管理工作。
（一）表彰奖励相关材料，主要有毕业生评优登记表、奖学金荣誉申请审批表等。
（二）毕（结）业相关材料，主要有高等学校毕业生登记表等。
（三）处理处分相关材料。主要有学生因违法违纪产生的非学业纪律处分决定以及解除处分决定等。
第十七条共青团清华大学委员会负责以下材料的收集管理工作：
（一）团员发展相关材料，主要有《中国共产主义青年团入团志愿书》等。
（二）表彰奖励相关材料，主要有北京市三好学生、校级及以上优秀共青团员和优秀学生干部的获奖证书复印件等。
（三）团员纪律处分相关材料，主要有处分决定和解除处分决定等。
第十八条党委武装部（国防教育与人才培养办公室）负责入伍、退伍相关材料的收集管理工作，主要有应征入伍登记表、入伍批准书、体检表、政审表、士兵登记表、嘉奖登记表、退役证明等。
第十九条本科生在校期间校内外单位产生的其它具有保存价值的人事档案材料，在符合相关规定的前提下，经教务处同意，由本科生所在院系或材料形成部门归入本科生人事档案。
第二十条档案材料原则上在形成后一个月内向档案馆移交，可根据具体业务情况适当调整，除有特殊情况的，不应超过次年六月。本科生毕（结）业相关材料由各院系在毕业生转档前向档案馆移交。
第五章归档材料要求
第二十一条归档材料必须真实，不能造假、涂改。
第二十二条归档材料需办理完毕、对象明确、齐全完整、文字清楚、填写规范、手续完备。
第二十三条归档材料一般应当为原件。证书、证件等特殊情况用复印件存档的，必须注明复制时间，并加盖材料制作单位公章或人事关系所在单位组织（人事）部门公章。
第二十四条归档材料一般用国际标准A4纸，字迹材料应当符合档案保护要求和材料自身填写要求，用钢笔、签字笔或毛笔书写，字迹清楚端正。
第二十五条不属于归档范围的材料不得擅自归档。
第六章档案的保管、利用和转递
第二十六条本科生人事档案的保管、利用按照档案馆相关要求执行。
第二十七条本科生因毕（结）业、退学和转学等原因离校，应及时将人事档案转往档案接收单位。
（一）本科生毕（结）业：凭学生职业发展指导中心提供的档案转递信息确定转递去向，由档案馆办理转档，其中国内深造的毕业生还需提交拟录取单位开具的调档函或录取通知书。
（二）本科生退学、转学：凭教务处开具的转档通知单确定转递去向，由档案馆办理转档。
（三）联合培养的学生：如果档案存放在我校，经教务处审批同意后，可由联合培养单位到档案馆办理转档。
第二十八条失踪、死亡的本科生，其人事档案由档案馆集中保存、代管。
第二十九条对于应转出但未及时办理转出的滞留档案，只办理档案转出，不再向个人提供档案利用。
第七章附则
第三十条 港澳台学生在学期间形成的人事档案材料管理参照上述办法执行。
第三十一条人事档案不转入我校的本科生在学期间形成的人事档案材料由所在院系保存，本科生离校时按相关规定处理。
第三十二条本办法自发布之日起实施，由教务处负责解释。
