（经档案馆馆务会议2017年6月5日通过）
为了规范我校师生员工人事档案的收集归档，根据《干部档案工作条例》《干部人事档案材料收集归档规定》等有关规定，结合我校实际，制定本实施办法。
一、基本原则
我校人事档案是组织、人事、教育管理及其他有关部门形成的关于教职工、学生个人经历和德才表现，并以个人为单位集中保存起来以备查考的人事材料。本实施办法中，教职工含事业编制教职工、聘用合同制教职工、农转工、博士后研究人员，学生含普通高等教育本科生、硕士和博士研究生（不包括定向生、委培生、留学生）。我校实行人事档案统一管理，确保档案安全。
二、归档范围
各单位形成的以下材料属于人事档案内容，必须及时送交档案馆归档，各单位不得分散保存。
（一）组织部
1．中国共产党入党志愿书、申请书、自传材料、政审材料；整党、党员重新登记等工作中民主评议党员的组织意见、党员登记表，党支部不予登记或缓期登记的决定、上级组织意见；党员被劝退或除名的组织审批意见及主要依据材料；取消预备党员资格的材料；退党、自行脱党材料；恢复组织生活（党籍）的有关审批材料。
2．校级以上党员代表大会的代表登记表等材料。
3．校级以上优秀共产党员、优秀党务工作者等奖励的审批登记表、先进事迹材料；撤销奖励的有关材料。
4．副处级以上干部的履历表、考核表、为期两个月以上培训（学习、进修）登记表和结业登记（鉴定）表等材料。
5．副处级以上干部的任免审批表和考察材料。
6．副处级以上干部在重大政治事件、突发事件和重大任务中的表现材料；副处级以上干部援藏、援疆、挂职锻炼等推荐、考核、鉴定材料。
7．副处级以上干部因公出国（境）审批表，在国（境）外表现情况或鉴定等材料；外国永久居留证、港澳居民身份证等的复印件。
8．副处级以上干部年度考核表。
9．副处级以上干部任期经济责任审计结果报告。
（二）纪委办公室、监察室
纪律处分决定，免予处分的意见，上级批复，核实（调查、复查）报告及主要依据与证明材料，本人对处分决定的意见、检查、交待及情况说明材料；解除（变更、撤销）处分的材料；检察院不起诉决定书；法院刑事判决书、裁定书、公安机关做出行政拘留、限制人身自由、没收违法所得、收缴非法财物、追缴违法所得等的行政处理决定等。
（三）统战部
1．各级政协委员登记表。
2．加入或退出民主党派的相关材料。
（四）人事处
1．教职工卡片（由档案馆永久保管）。
2．教职工来校前档案、工作人员履历表和属于履历性质的登记表等材料。
3．教职工在职学习学历学位形成的报考登记表、入学考试成绩表、专家推荐表、学生登记表、学习成绩表、毕业生登记表、授予学位材料、党校学历证明、授权单位出具的国内外学历学位认证材料等相关材料；为期两个月以上师资培训登记表、考核登记表、结业登记（鉴定）表等材料。
4．职业资格考试合格人员登记表；教师资格认定申请表等材料。
5．专业技术职称（职务）、职员任职资格评（聘）审批表。
6．中国科学院院士、中国工程院院士的登记表，校级以上各类专业拔尖人才的材料。
7．博士后研究人员的进站登记表和工作期满登记表等材料。
8．招录、聘用审批（备案）表；取消录用、解聘材料；退（离）休材料。
9．辞职申请、同意辞职决定等材料，责令辞职的决定，对责令辞职决定不服的申诉材料、复议决定；辞退工作人员审批表、辞退决定材料；人事争议仲裁裁决书（调解书）等材料。
10．新增教职工工资审批表、转正定级审批表，工资变动（套改）表，提职晋级和奖励工资审批表，工资停发、恢复通知单等工资、待遇材料；享受政府特殊津贴的材料；解决待遇问题的审批材料。
11．教职工更改（认定）姓名、性别、民族、籍贯、国籍、参加工作时间、出生日期等材料；计算连续工龄审批材料等。
12．录用体检表，反映严重慢性病、身体残疾的体检表，工伤致残诊断书、确定致残等级的材料。
13．教职工死亡通知、生平、非正常死亡调查报告等材料。
14．教职工年度考核表。
（五）教务处
1．本科新生原始档案（其中高考报名材料无原始纸质版的省份，应当下载打印出纸质版并盖章），保送生录取材料。
2．本科生学籍变动通知、证明。
3．本科生死亡证明。
（六）学生部（处）
1．本科生获校级以上奖学金及各类表彰奖励的申请审批表等获奖材料。
2．优秀辅导员和学生工作助理奖登记审批表。
3．本科生受处分决定和取消处分决定。
4．毕业生就业通知单。
（七）武装部（国防教育与人才培养办公室）
1．国防生登记表、体检表。
2．教职工及学生入伍、退伍材料。
（八）研究生院、研究生工作部
1．研究生学籍变动通知、证明等材料。
2．授权单位出具的国内外学历学位认证材料。
3．研究生获校级以上奖学金及各类表彰奖励的申请审批表等获奖材料。
4．研究生骨干短期挂职鉴定表。
5．优秀辅导员和学生工作助理奖登记审批表。
6．研究生受处分决定和取消处分决定。
7．研究生死亡证明。
（九）工会
1．校级先进工作者审批表。
2．市级以上工会代表大会代表登记表，委员当选通知或证明材料、简历等。
（十）团委
1．校级以上优秀团员、优秀团干部审批表。
2．团员处分决定和取消处分决定。
（十一）街道办事处
区人大代表登记表。
（十二）各部处
本系统获得校级以上表彰嘉奖的材料。
（十三）各院系
1．研究生新生原始档案。
2．本科生学生登记表、成绩单、毕业登记表和体检表。
3．研究生报考表、录取登记表、免试推荐表、专家推荐表、学位审批材料、毕业登记表、成绩单。
4．学生入团志愿书和申请书，入党转正申请书等材料。
三、归档材料要求
1．归档材料必须真实，不能造假、涂改。
2．归档材料对象明确、文字清楚、填写规范、齐全完整。成套材料必须头尾完整，凡规定由组织审查盖章的必须有公章，规定同本人见面的要有本人签字。
3．归档材料一般应当为原件。证书、证件等特殊情况用复印件存档的，必须注明复制时间，并加盖材料制作单位公章或人事关系所在单位组织（人事）部门公章。
4．归档材料必须用国际标准A4纸，左边留有25毫米装订边，字迹材料应当符合档案保护要求。
5．不属于归档范围的材料不得擅自归档。
四、归档流程
1．教职工来校前档案，由人事处负责收集、审核，于教职工报到后1个月内向档案馆移交；教职工在校期间形成的归档材料，由相关部门于材料形成后1个月内向档案馆移交。
2．本科新生原始档案由档案馆在新生入学时负责收集，学生登记表由各院系在新生报到后1个月内向档案馆移交；研究生新生原始档案由各院系收集，连同报考材料，于新生入学后1个月内向档案馆移交；学生在校期间形成的人事档案材料，由相关部门或各院系在材料形成后1个月内向档案馆移交；学生毕业材料由各院系在毕业生转档前向档案馆移交。
3．归档材料必须由各单位档案员或其指定的正式工作人员移交，应手续完备，填写移交清单，且由档案员和移交人签字。
