立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。
将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。
归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册(本)为一件，来文与复文可为一件。
遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。
4.1 归档文件应齐全完整。已破损的文件应予修整，字迹模糊或易退变的文件应予复制。
4.2 整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。
归档文件应按件装订。装订时，正本在前，定稿在后;正文在前，附件在后;原件在前，复制件在后;转发文在前，被转发文在后;来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。
归档文件可以采用年度一机构 (问题)一保管期限或保管期限一年度一机构(问题)等方法进行分类。同一全宗应保持分类方案的稳定。
将文件按其形成或承办机构(问题)分类(本项可以视情况予以取舍)。
归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间、重要程度等排列。会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。
归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号，在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。归档章设置全宗号、年度、保管期限、件号等必备项，并可设置机构(问题)等选择项
5.4.1 全宗号: 档案馆给立档单位编制的代号。
5.4.2 年度: 文件形成年度，以四位阿拉伯数字标注公元纪年，如1978。
5.4.3 保管期限:归档文件保管期限的简称或代码。
件号包括室编件号和馆编件号，分别在归档文件整理和档案移交进馆时编制。室编件号的编制方法为:在分类方案的最低一级类目内，按文件排列顺序从"1"开始标注。馆编件号按进馆要求标注。
5.4.5 机构(问题): 作为分类方案类目的机构(问题)名称或规范化简称。
归档文件应依据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录。
5.5.1归档文件应逐件编目。来文与复文作为一件时，只对复文进行编目。归档文件目录设置件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目。
5.5.1.2 责任者: 制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。
5.5.1.4 题名: 文件标题。没有标题或标题不规范的，可自拟标题，外加"11"号。
5.5.1.5 日期: 文件的形成时间，以8位阿拉伯数字标注年月日，如19990909。
5.5.1.6 页数: 每一件归档文件的页数。文件中有图文的页面为一页。
5.5.2 归档文件目录用纸幅面尺寸采用国际标准A4型(长╳宽为297mm*2l0mm)。
5.5.3 归档文件目录应装订成册并编制封面。归档文件目录封面可以视需要设置全宗名称、年度、保管期限、机构(问题)等项目。其中全宗名称即立档单位的名称，填写时应使用全称或规范化简称。
将归档文件按室编件号顺序装人档案盒，并填写档案盒封面、盒脊及备考表项日。
5.6.1.1 档案盒封面应标明全宗名称。档案盒的外形尺寸为310mm*220mm(长╳宽)，盒脊厚度可以根据需要设置为20mm、30mmn、40mmn等。
5.6.1.2 档案盒应根据摆放方式的不同，在盒脊或底边设置全宗号、年度、保管期限、起止件号、盒号等必备项，并可设置机构(问题)等选择项。其中，起止件号填写盒内第一件文件和最后一件文件的件号，中间用"一"号连接; 盒号即档案盒的排列顺序号，在
备考表置于盒内文件之后，项目包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期。
5.6.2.1 盒内文件情况说明: 填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。
5.6.2.2 整理人: 负责整理归档文件的人员姓名。
5.6.2.3 检查人: 负责检查归档文件整理质量的人员姓名。
