一、归档项目范围
1. 哪些科研项目需要归档？
《科学技术档案工作条例》（1980年12月9日国务院批准，1980年12月27日国家经济委员会、国家基本建设委员会、国家科学技术委员会、国家档案局发布）规定：“一个科研课题、一个试制产品、一项工程或其他技术项目，在完成或告一段落以后，必须将所形成的科技文件材料加以系统整理，组成保管单位，填写保管期限，注明密级，由课题负责人、产品试制负责人、工程负责人等审查后，及时归档”。
《清华大学科研项目档案管理实施办法》（经档案馆馆务会议2017年6月5日、科研院院务会议2017年6月6日、文科建设处处务会议2017年6月5日通过）规定：“我校科研项目（课题）应当建立档案，实行分级管理。1．我校牵头完成的国家重点研发计划项目、国家自然科学基金重点重大项目、国家科技重大专项项目、国家社会科学基金重大重点项目及教育部哲学社会科学研究重大课题攻关项目等科研项目的档案，由项目组和相关院系收集、整理、立卷、归档，科研院、文科建设处督促检查，档案馆永久保存。2．其他各类中央财政科研项目（课题）的档案，由项目（课题）组和相关院系负责收集、整理、立卷，科研院、文科建设处督促检查，院系或项目（课题）组保存，保存期限一般为十年。”
每年3月科研院把上一年度结题的、需要归档后移交档案馆的项目清单发给档案馆，档案馆根据清单开展归档工作。
如项目组不确定项目是否要归档，需要与科研院相关部门项目主管确认。
二、归档文件资料范围
2. 哪些文件资料要归档？
《清华大学科研项目档案管理实施办法》规定：“我校科研项目档案实行成套管理，档案材料主要包括：1．科研立项阶段资料，如项目申请书、建议书、可行性论证报告、实施方案论证报告、开题报告、任务书、委托书、协议书、合同等。2．研究实施阶段资料，如设计文件、图纸、实验报告、检验报告、重要的原始记录、项目进展报告、中期评估材料及重要的往来技术文件等。3．结题阶段资料，如项目工作总结报告、技术总结报告、财务总结报告、成果测试报告、验收书等。4．专项经费使用相关证明材料，如专项经费支出合同审批表、协议书、合同、任务书、结题证明等。5．有关的音像、照片等资料。6．任务下达方或委托方要求归档的其他资料。”
设备仪器档案参照档案馆制定的《设备档案归档范围表》收集整理。
三、归档流程
四、提高档案资料齐全完整性
3. 没有规定中所说的文件资料怎么办？
项目来源不同，文件资料的名称也不一样。要视文件资料的内容来定是哪种资料。一个项目档案里应该有哪些文件可以参照项目合同中的“成果形式”的内容，向合同甲方提交的各式报告均应归档。
如果原纸版文件资料遗失或者已经销毁，需要重新打印、签字、盖章后再按照档案要求归档。
4. 项目合同中要求提交“样机”的怎么归档？
需要归档“样机”的照片或录像资料。照片档案有专门的著录办法，参照《清华大学照片档案管理实施办法》整理。
5. 项目档案是纸版、电子版都要归档吗？
纸版和电子版同时归档，且一一对应。
6. 购买台式电脑、笔记本电脑需要归档吗，哪些设备档案需要归档？
教育部规定单台套10万元以上的设备需要归档。台式电脑、笔记本电脑不超过10万元则不需要归档，但需要整理随机资料和配件。
清华大学规定，外购设备档案不移交到档案馆；但非标、研制类的设备档案，如有外购设备（部件），则需要移交。
7. 电子文件怎么归档？
归档电子文件含纸质文件电子版、PPT、会议音频、视频、源程序代码、原始数据等。参照《电子文件归档与电子档案管理规范GB/T18894-2016》管理。
把电子文件刻到光盘上，填写“电子文件目录”归档。
8. “外协”项目如何归档？
“外协”课题/项目可以有两种方式归档：
一是对方单位可以提供所有文件原件，则项目组归档所有文件的原件；
二是由对方单位进行文件资料归档并保管，项目组只需归档该项目合同原件及对方单位归档文件清单，清单需由对方单位档案部门盖章确认。对方单位不具备档案保管条件的，项目组应收集文件原件进行归档。
9. 清华大学是重大专项项目牵头单位，但只具体负责一个子课题，怎么归档？
国家重大专项项目归档应参照2017年科技部印发的《国家科技重大专项（民口）档案管理规定》执行。简单来说，牵头单位负责组织专项项目档案的收集、整理、归档、移交。各个课题承担单位应具体落实本课题的档案管理工作。清华大学的项目组（专项办）不仅要落实本课题的档案管理工作，还应落实本专项项目档案的管理工作。
五、保证文件资料的规范性
10. 文件资料必须是原件吗？如果不是原件怎么办？
必须是原件。如果只有复印件，应加盖红章确认可视为原件，文件由哪个单位产生盖哪个单位的章。清华大学印章一般盖在封面有清华大学字样的位置。
11. 文件日期没有签署怎么办？
根据项目情况推测文档产生日期，至少要填写年份。
六、档案著录
12. 如何编制页号？
（1）以件为单位编写页号，以有效内容（有文字、符号）的页面为一页。正反页面都要编码，页码采用阿拉伯数字标注在正面右下角、反面左下角。空白页面不编页码，不计算在页数内。
（2）已有页号的文件可不再重新编写页号。计算页数时加上封面和目录页数。
（3）卷内目录、备考表不编写页号。不计入页数。
（4）编码和标注字迹工整，不得使用圆珠笔、红或纯蓝墨水。
13.如何编制卷内目录？
序号：文件排列顺序，阿拉伯数字1、2、3、……。
文件编号：文件文号或型号或图号或代字、代号等，如清科通〔2018〕35号；载体受控编号。如果既有文号又有载体受控号，两个都要写上。
责任者：发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者（联合发文时一般应将所有责任者照实著录，责任者过多时可适当省略，但一是立档单位是责任者的必须著录；二是文号所代表的机关必须著录）。
文件题名：科技文件全称。文件没有题名的，立卷人根据文件内容拟写题名。如果不是原件，在括号中注明，如XXXXX项目合同（复印件）。
日期：文件形成的日期，填写8位数字，YYYYMMDD。（如20170622）；一份文件有多个时间特征，填写签发日期（即落款日期）；跨年度形成的文件，填写办结年度；几份文件作为一件时，填写最近的日期，如两份文件合并，文件形成日期分别为20190304、20190315，则合并后文件日期应填写20190315；文件没有标注日期，根据线索判断，填写年度和月份（如201903），至少填写年度。
页数：每份文件总页数。填写有效页数。
备注：可根据实际填写需注明的情况。密级为秘密及以上级别的，填写密级。
档号：遵照《清华大学科研档案档号、文件编号规则》填写。并把每份文件的文件编号写在该文件封面的右上角。
14.如何编制备考表
互见号：填写反映同一内容不同载体档案的档号。
备考表应标明案卷内全部文件总件数、总页数以及在组卷和案卷提供使用过程中需要说明的问题。
立卷人：项目负责人和进行组卷、立卷的人员签字；项目负责人对项目档案资料的完整、准确负责。
检查人：院系科研档案工作人员审核签字。
备考表中需对缺失文件、复印件等作出说明。如，某文件为复印件，应当注明原件存址或缺失原因。合同复印件需在备考表注明“合同为复印件，原件存XXXXX部门”。
15.如何编制照片目录
序号：2位数字，照片的流水号，如01。
编号：9位数字，就是照片编号，照片档案的唯一编号，年度号+组号+张号。
题名：照片的名称、题目；
时间：8位数字，拍摄时间，如2009年1月1日为20090101。
地点：拍摄地点。
人物：主要人物的姓名和在照片中的位置，多人以顿号分隔，如前排左起XXX、XXX、XXX，没有主要人物的可以不填。
说明：照片内容的详细说明和其他重要补充信息。
作者：拍摄人员或单位。
密级：参照学校有关保密规定确定。
