一、什么是档案？档案有哪些类别？
档案是指国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。
《中华人民共和国档案法》规定：“一切国家机关、武装力量、政党、社会团体、企业事业单位和公民都有保护档案的义务。”国家有关部门还分别制定了《高等学校档案管理办法》《科学技术档案工作条例》等规章。我们要坚持“依法治档”的原则，认真做好档案工作。
清华大学档案馆馆藏档案始于1909年，包括清华学堂、清华学校、国立清华大学、长沙临时大学、西南联合大学和清华大学等各主要历史时期的文书档案，全校干部和师生员工的人事档案，以及教学、科研项目、建设工程项目、照片、人物、实物等各类档案。目前，档案馆馆藏各类档案17万余卷40万余件，它们真实记录了清华创立、变迁、建设、发展的历史，是学校的宝贵财富。
二、什么是人事档案？人事档案如何利用？
人事档案是组织、人事、教育管理及其他有关部门形成的关于每位教职工或学生个人经历和德才表现的人事材料。人事档案的管理，包括师生员工进校时档案转入、在校期间档案保管和整理、离校时档案转出，以及档案的查借阅利用等。
档案馆为校内外相关单位因工作需要提供人事档案查借阅。查借阅人事档案者必须是中共党员，查借阅时须凭档案馆统一印发的“利用人事档案材料介绍信”和查借阅人的有效身份证件，按照查借阅和审批权限，履行相关手续。对于不同的档案查阅对象，各单位党委书记、人事档案负责人、人事档案员分别具有不同的审批权限。任何人不得查借阅本人及直系亲属的档案。
档案馆还可为人事关系或学籍在我校、档案保存在本馆的师生员工个人，根据档案记载办理出生、亲属关系、无刑事制裁等证明材料，提供非清华就读期间成绩单的复印件。办理者需凭“利用人事档案材料介绍信”和本人有效身份证件，按照规定程序，到档案馆人事档案部办理（联系电话：62797880、62782568）。
三、什么是文书档案？文书档案归档有何要求？文书档案如何利用？
文书档案是各单位在工作活动中形成的、办理完毕的、反映本单位主要职能活动和基本历史面貌的，对学校工作、国家建设和历史研究具有利用价值的各种不同形式、载体的文件材料，是档案的主体类别。
各单位对应归档的文书档案材料，应当及时收集、整理分类、立卷归档。归档的文件材料应当为原件，并做到收集齐全、不庞杂、不遗漏或短缺。档案馆与各院系、各部门、各直附属单位等，结合不同单位的特点，制定具体归档范围。
我校现有100余个文书档案立卷归档单位。各单位应在每年6月30日前，将上年形成的文书档案，移交到档案馆文书档案部（联系电话：62782476）。
馆藏文书档案分为开放档案和未开放档案。校内外单位或个人查阅开放档案时，凭单位介绍信和本人证件，到档案馆文书档案部办理（联系电话：62785843）。摘抄或复印档案，应经档案馆工作人员同意。利用档案人员应当对档案的保密、安全负责。
四、什么是照片档案？照片档案归档有何要求？
照片档案是教学、科研、管理等各项工作和活动中直接形成的、有保存价值的照片并辅以文字说明的历史记录。照片档案可以是洗印好的照片，也可以是电子版照片。
各单位应加强照片档案的收集、整理，与文书档案一起完成照片档案的归档，移交到档案馆文书档案部 （联系电话：62784665）。
五、什么是教学档案？教学档案如何利用？
我校的教学档案，主要包括学生学籍卡和成绩单、研究生论文、获奖教材等。教学档案的归档主要由教务处、研究生院和各院系完成。
档案馆面向校内各单位提供学籍卡和成绩单、研究生论文、获奖教材等教学档案的查阅、核实、复印等利用服务，面向清华校友本人提供学籍卡、成绩单、研究生论文相关信息的查询服务。利用者凭单位介绍信或本人有效身份证件，到档案馆文书档案部办理（联系电话：62782492）。
六、什么是科研项目档案？科研项目档案有何要求？科研项目档案可否利用？
科研项目档案是指自然科学、人文社会科学和工程技术等项目（课题）研究过程中形成的具有保存价值的文字、图表、数据、声像等各种形式载体的文件材料。
按照国家有关规定，每个科研项目（课题）都应建立档案。每个科研项目（课题）立项后，要指派专人负责本项目档案材料的收集、整理、归档工作，确保科研活动的文件材料完整、准确、系统地归档。
立卷归档资料一般应为原件，并做到齐全、完整，一般应包括科研立项阶段资料、研究实施阶段资料、结题阶段资料、专项经费使用相关证明材料、有关音像照片资料，以及任务下达方或委托方要求归档的其他资料等。档案馆、科研院、文科处及各院系，结合不同类型项目（课题）的特点，制定具体的归档范围指南。
我校科研项目档案实行分级管理。凡我校牵头完成的国家重点研发计划项目、国家自然科学基金重点重大项目、国家科技重大专项项目、国家社会科学基金重大重点项目及教育部哲学社会科学研究重大课题攻关项目等科研项目的档案，由项目组和相关院系收集、整理、立卷，科研院、文科处督促检查，归档到档案馆永久保存。各项目（课题）组和相关院系，应于每年6月30日前，将上年完成的以上科研项目档案，移交到档案馆科技档案部（联系电话：62787068）。其他各类中央财政科研项目（课题）的档案，由项目（课题）组和相关院系负责收集、整理、立卷并保存，保存期限一般为十年。
每个科研项目（课题）进行鉴定、验收之前，应按照科研项目档案分级管理的原则，分别通知院系档案工作负责人或档案馆，对该项目（课题）的档案进行检查。档案不符合要求的项目（课题），应当按要求整改后，再进行鉴定、验收。
校内单位或个人查阅档案馆馆藏的科研项目档案，凭单位介绍信和个人有效身份证件，到档案馆科技档案部办理（联系电话：62787068）。摘抄或复印档案，应经档案馆工作人员同意。涉密及国防科研档案管理，应遵守相关的特殊规定。
七、什么是建设工程项目档案？建设工程项目档案可否查阅利用？
建设工程项目档案是学校建设工程活动中形成的、具有保存价值的文字、图表、电子数据和声像等不同载体形式的历史记录。我校的建设工程项目档案，主要由建筑设计研究院、基建处或项目建设办公室等负责收集、整理、立卷、归档。
校内单位因工作需要利用建设工程项目档案，凭单位介绍信，到档案馆科技档案部办理。个人可利用家属住宅建设工程项目档案，凭该房屋相关证明、房主有效身份证件和利用人证件，到档案馆科技档案部办理（联系电话：62783490）。
八、什么是人物档案、实物档案？人物档案、实物档案如何征集？
人物档案是具有我校学习或工作经历、为国家和社会作出突出贡献、在国内外有一定影响的人物，在教学、科研、社会活动中形成的具有保存价值的各种载体的原始记录。
人物档案由档案馆面向各单位、人物本人及其亲属、校友等征集。征集对象包括：为国家和社会作出突出贡献者、国家或国际重大奖励获得者、院士和其他知名学者、在国内外享有声誉的校友、对学校发展有突出贡献的人士等。征集范围包括反映人物经历、成就、身份、活动等各方面的文字材料、音像图片或实物物品，如：日记、书信、手稿、笔记、教案、论文、著作、证件、证书、证章、印章、文具、眼镜、照片、录音、录像等。档案馆将征集到的人物档案，在具备恒温恒湿等条件的专门库房永久保存，并根据捐赠人的意愿进行展示。档案馆向人物档案捐赠者颁发纪念证书，并可为其制作所捐赠档案的画册或复制件，为其优先利用所捐赠档案提供便利。
实物档案是单位及个人在教学、科研、管理等活动中形成的对学校和社会有保存价值的物品。实物档案由档案馆面向各单位收集或面向校友、师生等征集。
人物和实物档案由档案馆科技档案部负责征集、管理（联系电话：62793305、62789651）。
九、档案馆分室有哪些？分室的作用是什么？
根据我校档案工作的需要，档案馆在有关单位设立分室。主要有两类：一类是管理会计档案、设备档案、音像档案、出版物档案等若干特殊门类档案的分室，由档案馆与相关单位合作设立，包括财务处分室、设备处分室、信息化中心和电视台分室、出版社分室等；另一类是学校所属的部分特殊单位的档案室，由档案馆指导相关单位设立，包括美术学院分室、核研院分室、附中分室、附小分室、深圳研究生院分室、一附院分室、二附院分室、清华长庚医院分室等。
档案馆分室受本单位的行政领导和档案馆的业务指导，应具有相应的库房、设备，配备专职或兼职的负责人和工作人员。
十、我校档案工作的管理体制是怎样的？对档案工作人员有何要求和支持？
我校档案工作由校党委和校长领导。全校上下都要切实树立“做好档案工作是各单位重要职责”的观念，增强档案意识，加强档案管理，做到及时归档、应归尽归，保证档案信息安全，发挥档案“存凭、留史、资政、育人”的作用。
档案馆是学校各类档案的保管机构，又是主管全校档案工作的职能部门，具有规划、协调、管理全校档案工作的责任，开展档案业务培训和工作指导。
各院系、各部门、各直附属单位都有做好档案工作的职责和义务。根据学校要求，各单位都要明确一位人事档案工作负责人和一位文书档案工作负责人，均应为本单位领导班子成员；须配备兼职（或专职）的人事档案员和文书档案员，具体负责人事档案和文书等综合类档案的工作。
档案工作者要明确责任，忠于职守，钻研业务，坚持原则，严守纪律，照章办事，不断提高政治素质、业务水平和工作能力。
学校和各单位对档案工作在经费投入、人员配备、条件设施、信息化建设等方面要给予相应安排和支持，对专兼职档案工作者要热情关心，合理安排和核定工作量，鼓励和支持他们参加档案工作学习培训，对档案工作先进给予表彰奖励，激发广大档案工作者的积极性、主动性、创造性，不断提高我校档案工作水平。
