师生转档，由学校相关部门向档案馆送交转档所需的材料和信息，档案馆据此为师生转出档案，个人无需到档案馆办理转档事项，也无需向档案馆提供转档信息。现将有关事项说明如下。
图1 学生毕业派遣转档流程图 图2 考取外单位研究生转档流程图
图3 学生退学转档流程图 图4 教职工、博士后转档流程图
一、转档程序
（一）毕业去向为就业派遣和档案回原籍的毕业生
1.办理流程：院系将毕业材料送交档案馆，学生职业发展指导中心（以下英文缩写“CDC”）将毕业生网上填报的毕业去向数据提交给档案馆，手续齐全即开始办理转档。其中档案中的党团、毕业等所有材料均一并寄出，不单独寄送。
2.转出时间：档案寄出时间为每星期三（节假日除外），一般为CDC向档案馆提交毕业去向数据的下一个星期三寄出，从星期四起可查询寄出信息（查询方式见下文）。如缺少毕业材料，则顺延至材料齐全后的星期三寄出。
3.档案去向：
毕业去向中档案转寄类型为“转回生源地”：档案转递至学生户籍所在地的人才服务机构。
毕业去向中档案转寄类型为“签约单位接收、托管单位接收、上级主管单位接收”：档案转至就业协议书上指明的档案接收单位（须能接收机要通信），即同学们在学校就业管理系统填写的“档案转迁单位”。
4.非档案馆办理事项：存档证明、政审证明、党组织关系转移等事项请与所在院系联系，户口迁移等事项请与学校集体户口办公室联系。
（二）毕业去向为国内深造的毕业生
CDC将学生毕业去向数据提交给档案馆，院系将调档函（在右上角写明学号、姓名）送交档案馆，档案馆办理档案转递。留本校读研的学生不需要转档，无需提供调档函。
（三）退学的学生及档案滞留的学生
本科生退学：由教务处将《转学生档案通知单》《退学证明》《成绩单》等材料送交档案馆。
研究生退学：由研究生院将《转研究生档案通知单》《退学证明》《成绩单》提交给档案馆。
已离校学生滞留档案：由CDC将毕业去向数据提交给档案馆。档案馆按照以上信息指明的档案接收单位办理档案转移。
（四）教职工和博士后
教职工转移档案：由人事处或组织部将转档通知单等材料送交档案馆；
博士后转移档案：由博士后管理办公室将进站材料、出（退）站材料送交档案馆。
二、档案转递方式
机要通信转递（非EMS、非快递）：档案接收单位须具备机要通信接收资质，否则档案会被退档。一般党政机构、国有企事业单位、人才服务中心均可接收机要通信。如需确认档案接收单位是否具备机要通信接收资质，可向档案接收单位咨询。
注：人事档案严禁自带。
三、查询档案寄出情况
一般每星期三（节假日除外）寄出档案，从星期四起可通过以下方式查询：
（一）微信查询
1.“清华大学档案馆”微信公众号→“服务指南”→“转档查询”；
2.“清华就业”微信公众号→“就业指南”→“档案查询”。
（二）网站查询
1.档案馆网站“业务指南”中的“转档查询”栏目：
http://dagdzkf.tsinghua.edu.cn/
如查询不到寄出信息：一般是由于档案材料（例如毕业材料）不齐全而尚未寄出档案。在院系或相关部门补齐材料后，则于之后的星期三办理寄出。
四、查询档案接收情况
由于机要通信为安全保密途径，无法通过网络查询，我校档案馆不掌握转递过程和接收情况。如需查询档案接收情况，请向档案接收单位查询。因个别单位无机要通信接收资质，档案由其上级单位接收，可向其上级单位查询。
根据距离远近，档案寄出后一般2-15天左右寄到。如档案寄出后超过30天档案接收单位仍未收到档案，可与我校档案馆联系。
根据学校相关规定，滞留档案只办理转出手续，不办理利用。请有关人员及时到相关部门办理手续，及时转移档案，以免影响个人利益和事项办理。
因每周转档量大、周期紧凑，且档案工作具有安全保密性，请转档的师生务必了解清楚以上事项，尽量不要重复询问相关问题。
未尽事宜依照《清华大学人事档案转递实施办法》处理。
清华大学档案馆
2020年8月25日制订
2023年12月21日修订
