照片档案的整理应当以有利于保持照片档案的有机联系、有利于保管、便于利用为原则，包括挑选、编号和编写目录数据三项内容。
1．挑选：以照片的内容价值和图像质量为依据进行筛选。
（1）照片内容有价值，图像质量好，清晰、完整、无重复。
（2）电子照片一般为JPEG或TIFF图像格式，300万像素以上。
2．编号：为每张照片确定档号。
（1）照片档号由年度号、单位号、组号和张号四部分，共12位数字组成：
年度号：照片拍摄年度，为4位数字；
单位号：学校统一规定的各单位编码，为3位数字；
组号：每次活动的照片为一组，按时间顺序排列，为3位数字；
张号：每张照片在本组内的顺序号，为2位数字。
示例：2009年新闻中心拍摄第一次活动的第一张照片档号为：200920500101。其中，2009、205、001、01依次为年度号、单位号、组号、张号。
（2）照片档号与照片必须一一对应，禁止出现重号。
（3）电子照片的文件名以相对应的照片档号命名。
3．编写目录数据：为每张照片编写相关目录数据。
（1）目录数据由序号、档号、题名、时间、地点、人物、说明、作者、密级、归档人员和归档单位共11项内容组成；
序号：本年度照片的流水号，为4位数字，如：0001；
档号：照片档案的唯一编号，为12位数字；
题名：照片的名称、题目；
时间：拍摄时间，为8位数字，如：2009年1月1日为20090101；
地点：拍摄地点；
人物：主要人物的姓名和在照片中的位置，多人以顿号分隔，如：前排左起XXX、XXX、XXX，没有主要人物的可以不填；
说明：照片内容的详细说明和其他重要补充信息；
作者：拍摄人员或单位；
密级：分为公开、内部、秘密三级，参照学校有关保密规定确定；
归档人员：整理和移交照片档案的责任人员；
归档单位：整理和移交照片档案的责任单位。
（2）目录数据必须内容完整准确，格式正确，文字通顺。
4．新闻中心及各单位于每年6月30日前，将上一年应当归档的照片档案，按照片档案整理规范进行收集、编目，移交到档案馆。
5．纸质照片档案应当由照片、底片、目录数据三部分组成，电子照片档案应当由照片、目录数据两部分组成。目录数据应同时有纸质版和电子版，纸质版一式两份，分别有各单位移交人和档案馆接收人签字留存。
6．除已归档的照片外，其他有参考价值的照片可作为照片资料，与照片档案同时移交。照片资料应当每次活动为一组，建立文件夹，文件夹按时间顺序编号并命名，名称由“组号-日期-活动名称”构成。
