1．立卷归档的文件材料应按其自然形成规律，保持文件之间的历史联系。以问题立卷为主，结合作者、名称、时间、地区等特征进行组卷。
2．做好平时归卷工作。年初，各立卷人应根据本部门的职能范围和年度工作计划，预计可能产生的文件材料，确定平时归卷的类目，及时将文件材料分别存入有关类目夹内；年终，根据实际情况进行调整，整理组成案卷。
3．卷内文件排列，应根据文件之间的联系，按问题分时间先后进行排列。请示与批复排在一起，批复在前，请示在后；转发件与被转发件排在一起，转发件在前，被转发件在后；正件与附件排在一起，正件在前，附件在后；正本和定稿（有领导人签批的草稿）排在一起，正本在前，定稿在后；重要文件的历次修改稿（有领导人批改的草稿）排在一起，定稿在前，其他依时间排列；案件文件排列，结论、决定、判决性文件在前，依据性材料在后。
4．组成的案卷应避免过厚或过薄，过厚时可分成若干卷，过薄时可将相近问题所形成的材料合并组卷；对反映重要工作和重大活动以及涉密的文件材料，不限多少，单独立卷；不同密级、不同保管期限应分别组卷。
5．案卷组成后，要用铅笔在文件材料有内容的页面逐页编号，空白页不编号。编号采用阿拉伯数字，每个案卷单独顺序编排标注，正面标在右上角、背面标在左上角。
6．卷内目录和备考表要逐项填写清楚，如有需要说明的问题写在备考表内。
7．案卷装订时，要拆除文件原有的金属装订物，对未留装订线的材料要贴边，修补好残破纸张，用棉线以三孔装订，装订的左侧和下边要与卷皮取齐。
8．填写案卷封面各项内容。封面红体字“清华大学”下为立卷单位名称（全称或学校规范的简称）和案卷题名。案卷题名一般不得超过100个汉字（含标点符号），应确切概括卷内文件内容，力求结构完整、文字简明，便于检索查阅，避免标题抽象笼统、以偏概全、臃肿冗长等现象。
9．案卷排序要有规律。对准备归档的案卷，按本部门业务职能或机构设置情况，根据价值，顺序排列后，依次编写案卷号。
10．案卷目录应填写清楚。
11．案卷形成后，各立卷单位文书档案工作负责人应当认真审查，并在备考表上签字。
12．永久、长期保存的档案，由各单位于每年6月30日前，将上一年应归档的档案，向档案馆移交归档。移交时，由各立卷单位移交人和档案馆接收人在每卷档案的案卷目录上签字，一式两份，分别留存，同时应提交案卷目录和卷内目录的电子版。
