1．馆藏文书档案分为开放档案和未开放档案。开放档案为中华人民共和国建国前的历史档案和建国以来自形成之日起满25年的适宜开放的档案；未开放档案为自形成之日起未满25年，以及满25年但涉及国家和学校重大利益、个人隐私等不适宜开放内容的档案。
2．校内外单位或个人查阅开放档案时，凭单位介绍信和本人有效身份证件，到档案馆查阅；因工作需要查阅未开放档案时，凭注明查阅目的和查阅内容的单位介绍信及查阅人有效身份证件，经该档案立卷单位负责人签署同意，到档案馆查阅。摘抄或复印档案，应经档案馆工作人员同意。
3．校内单位因工作需要借出档案时，经立卷单位负责人批准，可以借出。借出期限一般不可超过两周，因特殊情况继续借用的，应办理续借手续。借出档案归还时，由利用者和档案馆工作人员共同清点检查，并办理归还手续。研究生审批材料不借出。
4．因工作需要查阅特殊时期档案及重要人物档案的，必须经学校主要领导或主管领导批准。此类档案一律不复印、不借出。
5．利用档案人员应当对档案的保密、安全和完整负责，不得污损、涂改、转借和擅自拍摄、扫描、复制档案。未经档案馆同意，不得公布、传播未公开过的档案内容。
6．校内外单位因工作需要希望提供档案复制件、电子版的，可提出申请，由档案馆决定是否提供，必要时应报经学校主管领导同意。经批准提供复制件或电子版时，利用者应当与档案馆签署档案利用协议。该复制件或电子版仅限于协议规定的范围，并须在利用时注明“原件为清华大学档案馆馆藏”等字样。
