1．人物和实物档案根据档案内容及捐赠人意愿，分为公开档案或不公开档案。
2．人物和实物档案的捐赠人享有所捐赠档案的优先利用权。
3．校内外单位或个人凭单位介绍信或本人凭有效身份证件，可查阅公开档案。摘抄、拍照、复印公开档案，应经档案馆同意。
4．校内外单位因工作需要利用不公开档案，凭单位介绍信，注明档案利用目的，由本单位领导签字同意，经档案馆领导批准，方可利用。
5．校内外单位因工作需要希望提供人物和实物档案复制件或电子版，凭单位介绍信，向档案馆提出申请；校外媒体拍摄人物和实物档案，凭单位介绍信，并经学校新闻中心同意后，向档案馆提出申请。档案馆根据申请理由和档案内容决定是否提供，必要时应报经学校主管领导同意。利用者应当与档案馆签署档案利用协议，仅限在协议规定范围内利用该档案，并须在利用时注明“原件为清华大学档案馆馆藏”等字样。
