（2017年6月5日档案馆馆务会议通过
2025年6月3日档案馆馆务会议修订）
为了规范我校学生学籍卡与成绩单、研究生学位论文和获奖教材等教学档案的管理，根据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施条例》《高等学校档案管理办法》等有关规定，结合我校实际，制定本实施办法。
一、学生学籍卡档案
（一）学生学籍卡是本科生（包括双学位和二学位等）、研究生（包括硕士生和博士生）在入学注册、学习过程和毕业离校前形成的有关学生基本信息和学籍情况的原始记录。学生毕业后，学籍卡应当由学校相关部门收集、整理并移交到档案馆永久保存。
（二）教务处负责本科生学籍卡的收集、整理和归档；研究生院负责研究生学籍卡的收集、整理和归档。
（三）本科生毕业后2年内，教务处完成本科生学籍卡的归档移交；研究生毕业后4年内，研究生院完成研究生学籍卡的归档移交。教务处和研究生院应当以毕业年度为基准，将学生学籍卡及学生基本信息数据归档移交到档案馆。目录数据应同时有纸质版和电子版，纸质版一式两份，分别由各单位移交人和档案馆接收人签字留存。
（四）档案馆负责学籍卡档案的接收、编目、标引、入库，以入学年度、院系为单位进行有序管理，永久保存，同时形成学籍卡目录数据库。
（五）档案馆面向校内各单位、清华校友本人及近亲属提供学籍卡相关信息的咨询、查阅等利用服务。利用者凭单位介绍信和本人有效身份证件，到档案馆办理。
二、学生成绩单档案
（一）学生成绩单记录了本科生（包括双学位和二学位等）、研究生（包括硕士生和博士生）在校学习期间课程和毕业论文的成绩。学生毕业后，成绩单应当移交到档案馆永久保存。
（二）注册中心负责本科生、研究生电子成绩单的收集、整理和归档。学生毕业3年内，注册中心应当以毕业年度为基准,将学生电子成绩单及学生基本信息数据归档移交到档案馆。目录数据应同时有纸质版和电子版，纸质版一式两份，分别由注册中心移交人和档案馆接收人签字留存。
（三）档案馆负责成绩单档案的接收、编目、标引、入库和永久保存，以入学年度、院系、班级为单位进行有序管理。
（四）档案馆面向校内各单位、清华校友本人及近亲属提供成绩单相关信息的咨询、查阅等利用服务。利用者凭单位介绍信和本人有效身份证件，到档案馆办理。
三、非涉密研究生学位论文档案
（一）研究生学位论文作为教学活动的重要成果，应当归档保存。学位论文纸质版收集归档范围包括博士学位论文和优秀硕士学位论文，电子版收集归档范围包括所有博士学位论文和硕士学位论文。
（二）纸质版的学位论文，由各院系在学生授予学位后负责收集汇总，按学号排序，于当年12月31日前移交到档案馆。档案馆接收后，按照年度、院系、学生进行清点、分类、标引、排序、组卷、装盒、入库，永久保存。
（三）电子版的学位论文，由研究生本人在授予学位前通过研究生院综合教务管理系统进行提交。档案馆通过综合教务管理系统，将当年授予学位的研究生学位论文电子版及其目录数据库下载，分院系进行审查、分类、标引和保存。
（四）档案馆面向校内各单位、研究生本人和导师提供学位论文相关信息的咨询、查阅等利用服务。利用者凭单位介绍信和本人有效身份证件，到档案馆办理。原则上不提供学位论文的借出。
四、获奖教材档案
（一）获奖教材是反映学校教学成就的重要成果，应及时归档。获奖教材档案的收集范围包括我校教师编写的获国家级、省部级和校级奖励的教材。
（二）教务处负责获奖教材档案的收集、整理和归档。
（三）每年6月30日前，教务处应将上一年获奖的教材及其目录数据归档移交。目录数据应同时有纸质版和电子版，纸质版一式两份，分别由教务处移交人和档案馆接收人签字留存。
（四）档案馆负责归档教材的接收、分类、标引、组卷、编目、装盒、入库和永久保存。
（五）档案馆面向校内各单位或个人提供获奖教材的查阅。查阅者凭单位介绍信和本人有效身份证件，到档案馆办理。
