（2017年6月5日档案馆馆务会议通过
2025年6月3日档案馆馆务会议修订）
为了规范我校音像档案的管理，根据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施条例》《高等学校档案管理办法》等有关规定，结合我校实际，制定本实施办法。
一、基本原则
我校音像档案是教学、科研、管理等各项工作和活动中直接形成的、有保存价值的以声音或影像记录的照片、录音、录像、音视频等载体并辅以文字说明的档案资料。各单位应加强音像档案的收集、整理、归档，档案馆对归档的音像档案妥善保管，并提供利用服务。
二、归档范围
（一）与重要人物相关的音像档案
1．国家和省部级领导人来校活动的照片、音视频。
2．校领导、院士、文科资深教授及其他知名学者的照片、音视频。
3．国内外具有一定影响的知名人士的照片、音视频。
（二）与学校活动相关的音像档案
1．外国领导人来访，授予外籍人员名誉教授、客座教授、荣誉称号，国外代表团来访、外籍人员来校开展的参观、座谈、交流、讲学、演出、联欢等活动的照片、音视频。
2．学校及院系召开的重要会议、纪念活动及庆典活动的照片、音视频。
3．学校举办的重要学术会议及我校专家学者参加国内外重大学术活动和被授予荣誉学位、荣誉称号的照片、音视频。
4．学校各种展览、陈列，学校历届运动会、参加全国或北京市重要文体活动以及反映师生员工业余生活的照片、音视频。
5．学校各民主党派、团体和校友会重要活动的照片、音视频。
6．学校发生的重大事故、突发事件及重大自然灾害和抢险救灾的照片、音视频。
（三）与学生相关的音像档案
1．学生个人毕业照片，毕业生合影。
2．新生开学典礼、毕业生毕业典礼的照片、音视频。
3．学生的社会实践活动、先进事迹，奖学金发放仪式，学生组织、团体重要活动等的照片、音视频。
（四）与获奖相关的音像档案
1．荣获国家级优秀教学成果奖、国家级科技成果奖及课程建设、实践教学、学生培养相关的奖状、奖旗、奖杯、证书的照片、音视频。
2．党政职能部门、支撑服务机构、附属机构、院系等取得重要成果的奖状、奖旗、奖杯、证书的照片、音视频。
（五）与校园及校史相关的音像档案
1．反映学校过去不同历史时期的教学、科研、外事等情况的照片、音视频。
2．学校重大建筑工程的基地原貌、奠基、建设过程及竣工落成的照片、音视频。
3．列为保护文物的建筑物、不同历史时期的典型建筑物及校园风光，重要的石碑、牌匾及雕塑的照片、音视频。
三、职责分工
新闻中心负责校级重要活动和工作音像档案的收集、整理、归档。
各单位负责本单位音像档案资料的收集、整理、归档。
研究生院负责归档毕业研究生的证件照。
档案馆负责音像档案的收集、保管和利用，并对各单位音像档案的收集、整理和归档进行业务指导和检查监督。
四、档案整理
音像档案的整理应当以有利于保持音像档案的有机联系、保管和便于利用为原则，包括挑选、编号和编写目录数据。
（一）挑选：以音像的内容价值和图像质量为依据进行筛选
1．音像内容有价值，图像质量好，清晰、完整、无重复。
2．电子照片一般为 JPEG 或 TIFF 图像格式，300 万像素以上。
（二）编号：为每份音像档案确定档号
1．照片档号格式为“全宗号-摄影年度-门类-单位编码-组号-流水号”组成，中间用短横线“-”进行分隔：
全宗号：解放后的档案全宗号统一为数字“2”；
摄影年度：摄影年度为照片被拍摄的年份，为 4 位数字。例如2024年6月30日归档2023年产生的照片，则摄影年度为“2023”；
门类：照片的门类为“ZP”；
单位编码：学校统一规定的各单位编码，为 3 位数字；
组号：每次活动的照片为一组，按时间顺序排列，不限定位数；
流水号：每张照片在本组内的顺序号，从“0001”到“9999”，为 4 位数字。
示例：2024年新闻中心拍摄第一次活动的第一张照片档号为“2-2024-ZP-205-1-0001”。其中，2、2024、ZP、205、1、0001依次为全宗号、摄影年度、门类、单位编码、组号、流水号。
2．录像档号格式为“全宗号-摄影年度-门类-单位编码-组号-流水号”组成，中间用短横线“-”进行分隔：
全宗号：解放后的档案全宗号统一为数字“2”；
摄影年度：摄影年度为录像被拍摄的年份，为 4 位数字。例如2024年6月30日归档2023年产生的所有录像，则摄影年度均为“2023”；
门类：录像的门类为“LX”；
单位编码：学校统一规定的各单位编码，为 3 位数字；
组号：每次活动的录像为一组，按时间顺序排列，不限定位数；
流水号：每个录像在本组内的顺序号，从“0001”到“9999”，为 4 位数字。
示例：2024年新闻中心拍摄第一次活动的第一个录像档号为“2-2024-LX-205-1-0001”。其中，2、2024、LX、205、1、0001依次为全宗号、摄影年度、门类、单位编码、组号、流水号。
3．录音档号格式为“全宗号-摄录年度-门类-单位编码-组号-流水号”组成，中间用短横线“-”进行分隔：
全宗号：解放后的档案全宗号统一为数字“2”；
摄录年度：摄录年度为录音被摄录的年份，为 4 位数字。例如2024年6月30日归档2023年产生的所有录音，则摄录年度均为“2023”；
门类：录音的门类为“LY”；
单位编码：学校统一规定的各单位编码，为 3 位数字；
组号：每次活动的录音为一组，按时间顺序排列，不限定位数；
流水号：每个录音在本组内的顺序号，从“0001”到“9999”，为 4 位数字。
示例：2024年新闻中心摄录第一次活动的第一个录音档号为“2-2024-LY-205-1-0001”。其中，2、2024、LY、205、1、0001依次为全宗号、摄录年度、门类、单位编码、组号、流水号。
4．音像档号与音像必须一一对应，禁止出现重号。
5．电子音像的文件名以相对应的音像档号命名。
（三）编写目录数据：为每份音像编写相关目录数据
1．目录数据由档号、题名、摄影/摄录时间、地点、人物、说明、摄影/摄录者、密级、归档责任人、立档单位名称、归档时间共 11 项内容组成；
档号：音像档案的唯一编号，为 20 位字符；
题名：照片或音视频的名称、题目；
摄影/摄录时间：拍摄时间，为 8 位数字，如：2024 年 1 月 1 日为 20240101；
地点：拍摄地点；
人物：主要人物的姓名和在照片中的位置，多人以顿号分隔，如：前排左起 XXX、XXX、XXX，没有主要人物的可以不填；
说明：照片、音视频内容的详细说明和其他重要补充信息；
摄影/摄录者：拍摄人员或单位；
密级：分为公开、内部、秘密三级，参照学校有关保密规定确定；
归档责任人：整理和移交照片档案的责任人员；
立档单位名称：整理和移交照片档案的责任单位；
归档时间：音像档案进行归档的时间，为 8 位数字，如：2024 年 1 月 1 日为 20240101。
2．目录数据必须内容完整准确，格式正确，文字通顺。
五、档案移交
（一）新闻中心及各单位于每年 6 月 30 日前将上一年应当归档的音像档案按音像档案整理规范进行收集、编目，移交到档案馆。
（二）纸质照片档案应当由照片、底片、目录数据三部分组成，电子照片档案应当由照片、目录数据两部分组成。目录数据应同时有纸质版和电子版，纸质版一式两份，分别由各单位移交人和档案馆接收人签字留存。
（三）除已归档的音像外，其他有参考价值的音像可作为照片资料，与音像档案同时移交。音像资料应当每次活动为一组，建立文件夹，文件夹按时间顺序编号并命名，名称由“组号-日期-活动名称”构成。
六、档案保管
音像档案可采用按时间、内容或时间、内容、人物相结合的方法由档案馆上架、存储，妥善保存。底片、照片应恒温、恒湿保存，库房应保持整洁、清洁，配备独立的空气调节系统，注意防火、防盗、防水、防光、防尘、防有害气体、防有害生物。
七、档案利用
（一）校内外单位或个人利用音像档案时，凭单位介绍信和本人有效身份证件，到档案馆查阅。如需下载音像档案，应经档案馆工作人员同意。
（二）校内外单位因工作需要希望提供音像档案复制件、电子版的，可提出申请，由档案馆决定是否提供，必要时应报经学校主管领导同意。经批准提供复制件或电子版时，利用者应与档案馆签署档案利用协议。该复制件或电子版仅限于协议规定的范围，并须在利用时注明“原件为清华大学档案馆馆藏”等字样。
