清人发〔2023〕27号
第一章 总 则
第一条 为推动学校人事档案工作科学化、制度化、规范化，根据《中华人民共和国档案法》《干部人事档案工作条例》等法律法规，结合学校实际，制定本办法。
第二条 人事档案是反映教职工和学生个人政治品质、道德品行、思想认识、学习工作经历、专业素养、工作作风、工作实绩、廉洁自律、遵纪守法以及家庭状况、社会关系等情况的历史记录材料。
第三条 本办法适用于人事档案存放于学校的教职工和学生的人事档案管理工作。
第四条 人事档案工作坚持以习近平新时代中国特色社会主义思想为指导，坚持和加强党的全面领导，坚持党要管党、全面从严治党，坚持科学管理、改革创新，服务立德树人的根本任务和建设世界一流大学的中心工作，服务广大师生员工。
第五条 人事档案工作应当遵循党管干部、党管人才，依法依规、全面从严，分级负责、集中管理，真实准确、完整规范，方便利用、安全保密的原则。
第二章 体系与职责
第六条 在学校党委领导下，由党委组织部、人事处统筹协调，档案馆负责全面业务管理，人事档案归口管理部门在职责范围内按照管理权限分工负责，人事档案材料形成部门、二级单位协同落实，完善工作协调配合和会商机制，建立健全人事档案工作管理体系。
第七条 党委组织部、人事处牵头落实中央、上级部门和学校关于人事档案工作的相关部署，建立人事档案工作协调配合机制，促进工作有机衔接、协同推进。
第八条 档案馆负责人事档案的全面业务管理工作，包括参与起草相关规章制度，组织编制相关业务规范，开展档案建立、接收、整理、保管、提供利用、转递、数字化、统计和保密等业务工作，负责档案信息化建设，进行档案业务指导和培训，配合档案材料收集、鉴别、审核、归档等工作。
第九条 人事档案归口管理部门是指负责学校人事档案工作的机构，包括党委组织部、人事处、教务处、研究生院，分别负责校管干部、教职工、本科生、研究生人事档案的管理工作，包括组织起草相关规章制度、明确档案材料收集内容、开展档案审核工作、协调人事档案材料形成部门和各二级单位的人事档案管理工作、调查涉及人事档案的违规违纪行为、处理人事档案管理中的其他问题。
第十条 人事档案材料形成部门是指产生人事档案材料具体内容的单位，涵盖学校各党政职能部门、群团组织等，负责本单位职责范围内档案材料鉴别、整理和归档等工作。
第十一条 各二级单位配合人事档案归口管理部门落实本单位人员人事档案的收集、归档、审核和利用等工作。
第十二条 各单位应建立本单位人事档案工作队伍，明确人事档案工作主管领导和人事档案员。应选配政治素质好、专业能力强、作风正派的人员从事人事档案工作，人事档案工作内容纳入相关人员岗位职责。人事档案工作主管领导和人事档案员应为中共党员。
第三章 收集与归档
第十三条 教职工和学生因调动、入职、入学等原因来校的，应当按要求转入人事档案，人事处、教务处、研究生院为来校前档案材料收集工作主责单位。
第十四条 党委组织部、人事处、教务处、研究生院依据中央组织部干部人事档案材料收集归档规定及学校相关要求，分别明确涉及校管干部、教职工、本科生和研究生的档案材料收集具体内容，并负责相关收集管理工作。档案馆给予相关专业建议。
第十五条 人事档案材料形成部门为档案材料归档主责单位，根据人事档案收集内容和归档要求，负责具体归档工作，重点鉴别材料内容是否真实，检查材料填写是否规范、手续是否完备等，将符合归档要求的材料及时送交档案馆。
第十六条 档案馆负责人事档案的接收工作，按照相关标准和要求对归档材料进行鉴别和检查，检查合格后进行归档。
第四章 审核与认定
第十七条 按照中央和上级部门部署开展档案专项审核，完善档案审核管理常态化机制。根据“凡提必审”“凡进必审”等要求，在干部提任、教职工入职、学生入学等环节中开展人事档案审核工作。
第十八条 党委组织部对拟提拔或进一步使用的校管干部档案进行全面审核，人事处对新入职教职工档案进行全面审核。在全面审核档案内容的基础上，重点审核出生日期、参加工作时间、入党时间、学历学位、工作经历等基本信息，审核档案内容是否真实、档案材料是否齐全、档案材料记载内容之间的关联性是否合理以及是否有影响干部使用或教职工聘用的情形等，并做好缺失材料的补充工作。档案馆对档案审核工作提供协助和专业指导。
第十九条 教务处、研究生院统筹新入学本科生和研究生的档案审核工作，在全面审核档案内容的基础上，重点审核学历学位信息，审核档案内容是否真实、档案材料是否齐全、档案材料记载内容之间的关联性是否合理等，并做好缺失材料的补充工作。
第二十条 人事档案审核中发现的问题应当及时进行整改和处理，涉及组织认定的，由人事档案归口管理部门按照管理权限分别报送学校相关专项工作领导小组进行组织认定。发现档案材料或者信息涉嫌造假的，应当立即查核，并暂缓考察或者暂停聘用、任职、调动等程序。
第五章 整理与利用
第二十一条 档案馆负责人事档案的归档整理工作，对已归档材料进行分类、排序、编目、装订和上架等工作，实现分类准确、编排有序、目录清楚、整理规范、装订整齐。
第二十二条 人事档案分为正本和副本。根据工作需要，可以建立人事档案副本，副本由正本主要材料的复制件构成。正本有关材料和信息变更时，副本应当相应变更。
第二十三条 人事档案应为组织人事工作的资源配置、队伍建设、人员管理、规律研究及师生的成长发展、权益保障等提供精准高效服务。单位因政治审查、党员管理、干部管理、人事管理、学生管理、巡视巡察等有关工作事项，个人因办理公证等事项，可以按照规定利用人事档案。利用方式主要包括查阅、借阅、复制、摘录、出具证明等。档案馆负责提供档案利用，党委组织部、人事处、教务处、研究生院根据管理职责配合档案利用的审批工作。
第二十四条 校内外相关单位经审批可查阅人事档案，查阅者必须是中共党员，任何人不得查阅本人及直系亲属的档案。查阅必须在规定场所进行，可摘抄相关内容，不得擅自拍摄、复制，确因工作需要复制的，需经相关单位审批。
第二十五条 人事档案一般不予外借，确因工作需要借阅的，应当履行审批手续。任何人不得借阅本人及直系亲属的档案。借出档案要妥善保管，严禁擅自转借，利用完毕后及时归还档案馆。
第二十六条 师生员工个人经审批可办理出生、亲属关系等证明材料。开具证明严格依照档案材料如实填写，不得出具与档案材料内容不符的证明。
第二十七条 利用人事档案必须严格遵守保密制度和利用规定，严禁涂改、圈划、污损、抽取、增添、撤换、拆散档案材料，不得泄露或擅自向外公布档案内容。
第二十八条 对于应当转出但未转出的滞留档案，不再向个人提供档案利用。
第二十九条 人事数字档案是按照国家相关技术标准，利用扫描等技术手段将人事纸质档案转化形成的数字图像和数字文本。档案馆负责人事数字档案的建设，包括目录建库、档案扫描、图像处理、安全管理等，保证数字档案的真实性、完整性、可用性、安全性，确保与纸质档案一致，以提高档案利用效能、防止档案涂改造假，充分发挥档案资政作用、体现凭证价值。
第六章 保管与转递
第三十条 档案馆按照预防为主、防治结合的要求，建立和维护科学合理的人事档案存放秩序。按照有关标准要求建设人事档案库房，加强库房安全管理和技术防护。阅档场所、整理场所、办公场所应当分开。
第三十一条 档案馆工作人员及亲属的人事档案设立专柜保管。非档案馆工作人员一般不得进入人事档案库房，因特殊原因需要进库的，必须由档案馆工作人员陪同。
第三十二条 档案馆负责对库存人事档案定期进行盘点清理，全面核查人事档案的库存变动情况，发现问题，及时处理，保证库存档案数据与计算机数据库及档案登记底册的一致性，确保库存档案的完整性和安全性。
第三十三条 人事数字档案应当加强存储、备份、传输、保密、安全等管理，在提供利用、转递和保密等方面按照纸质档案相关要求管理。
第三十四条 教职工和学生因调动、离职、毕业等原因离校，应当及时转出档案。人事档案归口管理部门负责确定档案转递去向，档案馆负责具体转递工作。转递人事档案应当严格履行转递手续，通过机要通信、专人送取等给据邮件方式进行。
第七章 纪律与奖惩
第三十五条 开展人事档案工作必须严格遵守国家相关法规条例和学校规章制度，严格遵守有关工作纪律。
第三十六条 学校各级组织和个人，对于属于国家秘密、工作秘密的人事档案材料和信息，应当严格保密；对于涉及商业秘密、个人隐私的材料和信息，应当按照国家有关法律规定进行管理。人事档案归口管理部门和档案馆的专职人事档案管理岗位人员上岗前需签订保密协议。
第三十七条 对于在人事档案工作中作出贡献的单位或者个人，给予表彰。对于违反相关规定和纪律的，依据有关规定予以纠正；根据情节轻重，给予批评教育、组织处理或者处分，并视情追究相关人员责任。涉嫌违法犯罪的，按照国家法律法规处理。
第八章 附 则
第三十八条 本办法由人事处负责解释。
第三十九条 深圳国际研究生院和附属单位等，可参照本办法制定人事档案存放于其单位人员的人事档案管理工作办法。
第四十条 本办法自公布之日起实施。
