（经档案馆馆务会议2017年6月5日通过）
为了规范我校师生员工人事档案的整理保管，根据《干部档案整理工作细则》等有关规定，结合我校实际，制订本实施办法。
一、档案整理
人事档案的整理是对已归档的各类人事档案材料，以个人形成的材料为宗，进行鉴别、分类、排序、编目、技术加工和装订成卷，并在此基础上，不断对档案内容进行补充的工作。
（一）整理工作的基本要求
1．档案整理应以高度负责的精神，做到分类准确、编排有序、目录清楚、整理规范、装订整齐，不丢失和混装档案材料，保证整理后的档案真实、完整、准确、美观、实用。
2．整理档案人员要严守机密，不泄露档案内容。
3．不得整理本人和亲属的档案。
4．无关人员不得进入人事档案整理装订场所。
（二）档案材料的鉴别
人事档案管理部门要对归档材料进行审查，甄别材料真伪，判定材料保存价值，确定其是否归入人事档案。
1．判定材料是否属于归档范围。发现有同名异人、张冠李戴的，或不属于人事档案内容和重复多余的材料，应清理出来。对其中有保存价值的文件资料，可交文书档案或转有关部门保存；不属于人事档案内容但比较重要的证件、文章等，退给本人；无保存价值又不宜退给本人的，应登记报主管领导批准销毁。
2．审查材料是否齐全完整。政审材料一般应具备审查结论、调查报告、上级批复、主要证明材料、本人的交待等。处分材料一般应具备处分决定（包括免予处分的决定）、调查报告、上级批复、个人检讨或对处分的意见等。属于成套的材料必须齐全，每份归档材料必须完整。头尾不清、来源和时间不明的材料，要查清注明后再归档，凡是查不清楚或对象不明确的材料不能归档。
3．审查材料是否手续完备。凡规定应当由组织盖章的，要有公章。审查结论、处分决定、组织鉴定、民主评议和组织考核中形成的综合材料，应有本人的签署意见或由组织注明经过本人见面。任免审批表应当注明任免职务的批准机关、批注时间和文号。凡不符合归档要求，手续不完备的档案材料，必须补办完手续后再归档。
4．鉴别中发现涉及教职工政治历史问题或其他重要问题，应当查清而未查清的材料及未办理完毕的材料，不能归入人事档案，应交有关组织处理。
5．鉴别时，发现档案中缺少的有关材料，要及时进行登记并收集补充。
（三）档案材料的分类
人事档案材料分为十类：第一类，履历材料；第二类，自传材料；第三类，鉴定、考核、考察材料；第四类，学历学位职称等材料；第五类，政治历史情况审查材料；第六类，参加党团组织及民主党派材料；第七类，奖励材料；第八类，处分材料；第九类，录用、任免、聘用、转业、工资、待遇、出国、退休离休、退职材料及各种代表会议代表登记表等材料；第十类，其他可供组织参考的材料。
（四）档案材料的排序
每类档案材料，都要根据材料内容的内在联系和材料之间的衔接或材料的形成时间排列顺序，并在每份材料的右上角编上类号和顺序号，在右下角编写页数。基本方式：
1．第一类、第二类、第三类、第四类、第七类、第十类材料，按档案材料形成时间排序。
2．第五类、第六类、第八类材料按档案材料内容的主次关系进行排序。其中第五类、第八类材料的排列顺序为：上级批复，结论或处分决定，本人对结论或处分决定的意见，调查报告，证明材料，本人检讨或交待材料等；第六类材料的排列顺序为：入团志愿书应排在入团的其他材料之前，入党志愿书应排在入党的其他材料之前，党员登记表等可按时间先后依次排序。
3．第九类材料可根据不同层次干部的档案材料情况，采用按时间顺序或按材料性质相对集中排序。按材料性质相对集中排序的方法是：工资情况的材料；任免材料；出国、出境材料；其他材料。每种材料再根据形成材料的时间顺序排列。
（五）档案材料的编目
每卷人事档案必须有详细的档案材料目录。目录是查阅档案内容的索引，要认真进行编写。具体要求：
1．按照类别排列顺序及档案材料目录格式，逐份逐项进行填写。
2．“材料名称”根据材料题目填写。无题目的材料应拟定题目，材料的题目过长可适当简化，拟定或简化题目必须确切反映材料的主要内容或性质特点，凡原材料题目不符合实际内容的，必须另行拟定题目或在目录上加以注明。
3．“材料形成时间”一般采用材料落款标明的最后时间。复制的档案材料，采用原材料形成时间。
4．“材料份数”的计算，以每份完整的材料为一份（包括附件）；“材料页数”的计算，凡有字迹的页面均为一页。
5．填写目录要工整、正确、清楚、美观，并检查核对，做到准确无误。
6．填写目录时，每类之后必须留出适量的空格，供补充档案材料时使用。
（六）装订与验收入库
1．档案材料必须装订成卷，目录在卷首，材料排列顺序与目录相符；卷面整洁，全卷整齐、平坦，装订结实实用。
2．档案材料和目录按照靠左下对齐的方式，在左侧以三孔装订，孔直径为5毫米，孔中心距左边沿12毫米，下孔中心距材料底边54毫米，中间孔中心距上、下孔中心各83毫米。对一些纸张不规则、破损、卷角、折皱的材料，应进行技术加工。
3．档案卷皮必须书写档案人的姓名、档案号（档案号为工作证号或学号）。
4．档案经认真细致的检查，验收合格后入库。
二、档案保管
1．人事档案应当专库存放，保持库房清洁和适宜的温度、湿度，并做好抗震、防盗、防火、防水、防潮、防尘、防虫、防鼠、防高温、防强光等工作。
2．人事档案管理人员不得私自保存、转移、销毁档案，不得擅自提供或向他人泄露档案内容。
3．非人事档案管理人员不得随意进入人事档案库房，因特殊原因要进库者，必须由人事档案管理人员陪同。
4．每年对人事档案进行盘点清理，全面核查人事档案的库存变动情况，发现问题，及时处理，保证库存档案的完整性、与计算机数据库及档案底册的一致性。
5．人事档案中应当销毁的材料不得随意处理，一律统一登记，经批准后统一销毁。
6．严格保管人事档案电子数据，并定期备份维护。不能随意下载、传送人事档案电子数据；载有人事档案电子数据的计算机必须设置密码、屏保等保护措施，不得提供非本机人员使用；计算机出现故障时，要及时报告部门领导，由专人进行维修。
7．人事档案管理人员变动时，要认真核对库存档案，并办理移交手续。
8．档案馆工作人员及亲属的人事档案另设专柜保管。
附件 清华大学人事档案材料分类及排列顺序标准
第一类 |
一、履历材料：履历表和属于履历性质的登记表 1．知青、教师、军人登记表，职工简历表、职工登记表，工作人员简历表、工作人员登记表，干部履历表(书)、干部登记表、人才流动登记表。中央和地方各级党委委员简历、人大政协委员简历。 2．党员干部简历表。 |
第二类 |
二、自传材料：自传和自传性质的材料 1．自传材料：个人自传、以自传为主要内容的履历式简历表等。 2．报告个人有关事项的材料：领导干部个人有关事项发生变化的报告表等材料。 |
第三类 |
三、鉴定、考核、考察材料 1．学生、学员、实习、劳动、自我鉴定，毕业生鉴定、高校毕业生鉴定、结业鉴定、学生操行评语、政治操行鉴定表、工作鉴定、团员、党员、干部鉴定、后备干部登记表、退役军人鉴定、转业鉴定、工作调动鉴定等。 2．考察材料：届中、换届、离职等考察材料；在重大政治事件、突发事件和重要专项工作中的表现材料；援藏、援疆、挂职锻炼等考核材料；年度考核登记表。 3．经济责任审计结果报告（如有问题放第八类）。 |
第四类 |
四、学历学位职称等材料 （一）学历学位材料 1．中学学生登记表、毕业生登记表、学籍表、高考报名表。 2．各类大中专院校学生登记表、毕业生登记表、毕业研究生登记表、成绩单、学习情况登记表，高校学籍登记表；符合国家规定的学历证明、肄业、毕业证明。 3．报考攻读硕士学位研究生登记表、专家推荐表、硕士研究生学籍登记表、学业成绩登记表、硕士学位审批材料、硕士毕业生登记表。 4．报考博士学位研究生登记表、专家推荐表、博士课程学习成绩表、博士毕业生登记表、授予学位推荐表、博士学位审批材料。 5．选拔留学生审查登记表等参加出国学习或中外合作办学学习的有关材料；国务院学位委员会、教育部授权单位出具的国内外学历学位认证材料；自学考试材料。 （二）专业职务职称材料 专业技术职务任职资格申报表；聘任、套改、晋升、解聘专业职务（职称）的审批表、登记表；教师资格认定申请表、教师过渡审批表、提升教师专业技术职务审批表、卫生人员技术职称晋升呈报表等。 （三）科研学术材料 当选为中国科学院院士、中国工程院院士的通知；长江学者特聘教授材料；遴选博士生导师简况表；博士后研究人员进出站材料；被县处级以上党政机关、人民团体等评选为专业拔尖人才的材料；科研工作及个人表现评定材料，业务考绩材料；创造发明、科研成果鉴定材料，著作、译著和有重大影响的论文目录等。 （四）培训材料 为期两个月以上的学员培训（学习、进修）登记表、考核登记表、结业登记表、岗位培训登记表、党校培训登记表、研究生课程班培训材料等。 |
第五类 |
五、政治历史情况审查材料 1．政治历史问题的审查结论（批注）、调查报告、主要证明材料、检举材料、本人交待及对结论的意见。 2．甄别、复查结论（意见、决定）、调查报告及有关的依据材料。 3．一般历史问题的结论材料和主要证明材料；因入党、入团、出国、参军而形成的政审材料；家庭成员、主要社会关系的平反决定、通知或复查意见等。 4．确定和更改干部的姓名报告及批件；确定和更改干部的籍贯、民族、年龄、国籍、入党时间、入团时间、入伍时间、下乡时间和参加工作时间的组织审查结论以及所依据的主要证明材料。 5．学生政审表、高中毕业生政审表、学生政治情况调查表、毕业生政治审查表、新兵政治审查登记表。 6．本人的证明材料、家庭情况的证明材料、爱人情况登记表。 7．计算连续工龄审批材料：工龄审定表，插队知青工龄审批表，有关工龄问题的证明材料、计算连续工龄审批表及在高原、艰苦边远地区工作的证明材料等。 |
第六类 |
六、参加党团组织及民主党派材料 1．入团志愿书、申请书、退团材料。 2．入党志愿书、入党申请书、转正申请。 3．党员登记表、不予登记的决定、组织批示意见及所依据的材料、取消预备党员资格材料党员登记表（属整党性质的）、自行脱党材料，恢复组织生活（党籍）的有关审批材料党员民主评议材料。 4．加入民主党派的有关材料、组织审批意见；退出民主党派的材料。 5．开除党籍、团籍的处分材料放在第八类，原入党、入团志愿书仍放在第六类，但应当在封面注明“已开除”字样。 |
第七类 |
七、奖励材料 1．学校及县处级以上党政机关、人民团体等予以表彰、嘉奖、记功和授予荣誉称号的审批（呈报）表、先进人物登记（推荐、审批）表、先进事迹材料；撤销奖励的有关材料。 2．享受政府特殊津贴的材料。 3．从事专业工作三十年人员审批表、登记表；有突出贡献的中青年专家审批表；其它荣誉称号的审批材料。 |
第八类 |
八、处分材料 1．涉纪材料：处分决定，免予处分的决定，免予处分的意见，上级批复，核实（调查、复查）报告及主要依据与证明材料，本人对处分决定的意见、检查、交待及情况说明材料。 2．解除（变更、撤销）处分的材料。 3．检察院不起诉决定。 4．法院刑事判决书、裁定书。 5．公安机关作出行政拘留、限制人身自由、没收违法所得、收缴非法财物、追缴违法所得等的行政处理决定等。 |
第九类 |
九、录用、任免、聘用、转业、工资、待遇、出国、退休离休、退职材料及各种代表会议代表登记表等材料 （一）工资材料 新增人员工资审批表转正定级审批表、工资变动（套改）表、提职晋级和奖励工资审批表或工资变动登记表，工资停发（恢复）通知单；解决待遇问题的审批材料。 （二）任免材料 录（聘）用审批（备案）表；选调生登记表及审批材料，选聘到村任职高校毕业生登记表；应征入伍、知青下乡审批表，招工审批表；以工代干转正审批表；吸收录用干部审批表；聘用干部（公务员）审批表（合同书）；取消录用、解聘材料。 干部任免审批表及相应的考察材料；干部试用期满审批表；干部调动审批材料；援藏、援疆、挂职锻炼登记（推荐）表；授予（晋升）军（警）衔、海关官衔、法官和检察官等级审批表；军人转业（复员）审批表；享受处级以上待遇审批表；退（离）休审批表等材料。 自愿辞职、引咎辞职的个人申请、同意辞职决定等材料，责令辞职的决定，对责令辞职决定不服的申请材料、复议决定；辞退审批表、辞退决定材料；罢免材料。 （三）出国（境）材料 因公出国（境）审批表，在国（境）外表现情况或鉴定等材料；外国永久居留证、港澳居民身份证等的复印件。 （四）其它材料 党代会、人代会、政协会议、民主党派代表会议、人民团体和群众团体代表会议形成的材料：委员当选通知或证明材料，代表登记表等。 |
第十类 |
十、其他可供组织参考的材料：前九类不包括的、属于有较大参考价值的材料 1．大中专院校毕业生报到通知书、派遣证。 2．体检表。 3．工会会员登记表。 4．婚育材料。 5．“三险”证明等。 6．工伤、职业病、可做享受劳保待遇或提前退（离）休依据的体检证明材料。有残疾的体检表、残疾等级材料。 7．干部档案审核、报送工作中产生的反映干部情况的材料。转递单。 8．民事纠纷判决书、调解书。人事争议仲裁裁决书（调解书），公务员申诉处理决定书（再申诉处理决定书、复核决定）。 9．干部逝世后的悼辞（生平）。非正常死亡的调查报告、处理材料、善后处理意见、死亡通知书、死亡报告单；死亡干部登记表。 10．其它应归档的材料。 |
