（经档案馆馆务会议2017年6月5日、
科研院院务会议2017年6月6日通过）
为了规范我校国防科研文书档案的管理，根据《高等学校档案管理办法》《科学技术档案工作条例》及我校保密工作有关规定，结合我校实际，制定本实施办法。
一、基本原则
我校国防科研文书档案是学校国防科研工作开展过程中直接形成的、办理完毕的、具有查考利用价值的文件、图片、声像等不同形式载体的历史记录。这些历史记录反映了我校国防科研工作发展的重要历程，必须及时收集、整理、保管，确保完整、准确、系统、安全。
二、归档范围
1．学校制定的与国防科研相关的政策法规性文件（决定、条例、规定、通知等）。
2．国防科研的重要规划、计划、总结、统计资料。
3．学校召开的与国防科研相关的重要会议、重大活动的主要文件材料（领导讲话、日程、会议决议、纪要、记录、新闻稿、照片等）。
4．上级下发的需要贯彻执行的重要文件材料（项目申报指南，立项批复，项目检查、验收通知，专家推荐及聘任通知，项目管理办法，国防实验室相关申请、批复、通知、任命、评估报告等），下级报送的重要总结、报告等。
5．处理与国防科研有关的重要问题形成的文件材料（请示、报告、上级机关的批复、指示等）。
6．国防科研项目合同原件、验收证书、当年项目清单及审批表。
7．国防科研经费拨款表。
8．国防科研工作大事记、国防科技工作简报、国防科技简报、国防资质工作简报及科研院军工部编辑刊物。
9．学校与国防单位签署的框架合作协议、备忘录等。
10．学校国防科研保密管理体系与质量管理体系等国防资质体系建设与运行过程中形成的重要文件资料（校级体系文件、质量体系运行相关文件和记录、科研定密管理相关文件和记录、重大活动文件资料，上级重要来文及处理记录，国防资质审查认证有关文件材料等）。
11．其他需要归档的文件材料。
三、职责分工
科研院军工部负责国防科研文书档案文件材料的收集、整理、立卷、归档。
档案馆负责国防科研文书档案立卷的业务指导和入馆档案的接收、保管、利用。
四、立卷归档要求
1．每年应当归档的国防科研文书档案材料，由科研院军工部的相关业务承办人或重大活动承办人负责收集、整理、保存，科研院军工部的文书立卷人负责立卷，于次年6月30日前完成。
2．立卷方法和质量要求，参照《清华大学文书档案管理实施办法》执行。其中备考表由科研院主管领导签字。
3．立卷的国防科研文书档案由科研院军工部保存备查，5年后移交到档案馆。移交时，在案卷目录上由军工部移交人和档案馆接收人分别签字，一式两份，分别由档案馆和军工部留存，同时提交案卷目录电子版。
4．对到期应当移交但确无保存价值的材料，经科研院军工部领导批准并报档案馆核准后，可予销毁。销毁时应当编制销毁清册，一式两份，分别由档案馆和军工部分别留存。
五、档案保管
移交到档案馆的国防科研文书档案，存放在涉密档案库房，按照有关规定妥善保管。
六、档案利用
校内各单位和个人因工作需要利用国防科研文书档案，凭单位介绍信和本人有效身份证件，填写“清华大学涉密档案利用申请表”，经科研院保密负责人批准、科研院盖章，到档案馆办理。科研院国防科研工作管理人员利用国防科研文书档案，凭科研院介绍信和本人有效身份证件，到档案馆办理。
查阅国防科研文书档案时，不得将书包、笔记本电脑、手机等物品带入阅览室，不得拍照，不得将档案带出阅览室。
因工作需要复印国防科研文书档案时，经上述审批手续，可借出档案到指定的专门复印室复印，在3天内归还。借出期间，借出者按照涉密载体保密管理规定对档案的安全负责。
