（经档案馆馆务会议2017年6月5日通过）
为了加强学校建设工程项目档案管理，根据《高等学校档案管理办法》《基本建设项目档案资料管理暂行规定》等有关规定，结合我校实际，制定本实施办法。
一、基本原则
我校建设工程项目档案是学校建设工程活动中直接形成的、具有归档保存价值的文字、图表、电子数据和声像等不同载体形式的历史记录。建设工程项目档案根据自身特点按项目成套进行管理，保证完整性、准确性、系统性。
二、归档范围和职责分工
学校批准修建的建设工程项目中形成的工程文件。主要包括：
1．清华大学建筑设计研究院设计的我校建设工程项目的设计文件和图纸，由建筑设计研究院负责收集、整理、立卷、归档。
2．我校建设工程项目的工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工验收文件、竣工图纸，由基建规划处或项目建设办公室负责收集、整理、立卷、归档。
具体归档资料内容，参照《基本建设项目档案资料管理暂行规定》所附《基本建设项目文件材料归档范围和保管期限表》执行。
三、立卷要求
1．建设工程项目档案应当为原件，要求签字和盖章的必须有签名和公章。
2．归档文件按项目立卷和装盒。盒内应有盒内目录和备考表。卷内首页应为卷内目录，如卷内文件自带目录则不必再放。
3．每卷档案单独顺序编排并标注页码。凡有文字的正反页面都要标注页码，采用阿拉伯数字，正面标注在页面右下角、反面标注在页面左下角。
4.每卷档案应分类编号。每个编号由10位数字组成，分为五层，格式为：ABCDEFGHIJ。
第一层：第一位数字A，为档案类别代码。在科技档案类中，建设工程项目档案以“3”标识。
第二层：第二位数字B，为建筑类型代码。各类类别混排以“0”标识，房屋建筑以“1”标识，室外建筑以“2”标识。
第三层：第三位数字C，为修建类别代码。房屋建筑中，各种类别混排以“0”标识，新建以“1”标识，修、改、翻、扩建以“2”标识；室外建筑和建筑规划，均以“0”标识。
第四层：第四至九位数字DEFGHI，为工程号，共六位数字。前四位为立项年份，后两位为同年份该工程项目序号。
第五层：第十位数字J，为档案材料类型代码。按工程统一排卷以“0”标识，文字材料以“1”标识，底图以“2”标识，施工图以“3”标识，竣工图以4“标识。
四、归档时间
清华大学建筑设计研究院在建设工程项目设计完成满10年时，向档案馆移交相关档案。
基建规划处或项目建设办公室在建设工程项目竣工验收结束后3个月内，向档案馆移交相关档案。
五、档案保管
归档到档案馆的建设工程项目档案，在基建档案库房有序存放，妥善保管。
六、档案利用
校内单位可利用建设工程项目档案，凭单位介绍信和本人有效身份证件，到档案馆办理。
个人可利用家属住宅建设工程项目档案，凭该房屋相关证明、房主有效身份证件和利用人有效身份证件，到档案馆办理。
建设工程档案可查阅和复印，一般不外借。校内单位因特殊情况需外借档案，应提出书面申请，经档案馆领导审批同意后，办理借出手续，并保证借出档案的完好和安全，用毕及时归还。
