（经档案馆馆务会议2017年6月5日通过）
为了规范我校人物档案的管理，根据《高等学校档案管理办法》等有关规定，结合我校实际，制定本实施办法。
一、基本原则
我校人物档案是具有我校学习或工作经历、为国家和社会作出突出贡献、在国内外有一定影响的人物在教学、科研、社会活动中形成的具有保存价值的各种载体的原始记录。人物档案由档案馆面向各单位、人物本人及其亲属、校友等征集。征集工作依据自愿原则，人物档案的捐赠人应当保证档案资料的原始性和真实性。
二、建档对象
1．为国家和社会作出突出贡献者（如清华英烈、抗战老兵、“两弹一星”元勋等）。
2．国家或国际重大奖励的获得者。
3．中国科学院院士、中国工程院院士和其他知名学者。
4．1966年以前获评的三级以上教授。
5．历任校长、校党委书记。
6．在国内外享有声誉的校友，以及对学校发展有突出贡献的人士。
三、档案材料范围
1．反映人物经历的材料，如活动记录、日记、书信、履历、传记等。
2．反映人物工作成就的材料，如手稿、笔记、批注、讲义、教案、论文、报告、教材、著作、作品等。
3．反映人物身份、荣誉的材料，如证件、聘书、委任状、任命书、代表证、证书、证章、奖状、奖章、奖品等。
4．反映人物工作、活动的图片音像材料，如照片、录音、录像等。
5．与人物相关、有保存价值的实物材料，如印章、文具、眼镜、书籍、他人赠送的礼品等。
6．与人物相关的祝贺或纪念活动的材料，宣传报道材料，他人撰写的回忆文章、纪念图书等。
四、档案移交
人物档案材料的所有者或其代表向档案馆捐赠人物档案材料，双方签署捐赠协议，捐赠的档案材料经整理后列出清单，档案馆向捐赠人颁发证书。
五、档案保管
档案馆对人物档案妥善整理、分类编号，在具备恒温、恒湿等设施条件的专用档案库房，永久保存，确保档案的完整和安全。
每位人物的档案，按综合材料、教学活动、科研活动、社会活动、其他材料等内容，整理排序并编号。编号内容包括：
1．档号，由八位数字组成，共分三层，格式为：ABCDEFGH。
第一层：第一、二位数字AB，为人物档案类代号。用“16”标识。
第二层：第三、四、五位数字CDE，为人物序号。按归档时间的先后排序。
第三层：第六、七、八位数字FGH，为该人物档案盒序号。
2．盒号，为人物档案盒的总序号。
3．卷号，为每盒内的卷序号。
六、档案利用
1．人物档案根据档案内容及捐赠人意愿，分为公开档案或不公开档案。
2．人物档案的捐赠人享有所捐赠档案的优先利用权。
3．校内外单位或个人凭单位介绍信或本人凭有效身份证件，可查阅公开档案。摘抄、拍照、复印公开档案，应经档案馆同意。
4．校内外单位因工作需要利用不公开档案，凭单位介绍信，注明档案利用目的，由本单位领导签字同意，经档案馆领导批准，方可利用。
5．校内外单位因工作需要希望提供人物档案复制件或电子版，凭单位介绍信，向档案馆提出申请；校外媒体拍摄人物档案，凭单位介绍信，并经学校新闻中心同意后，向档案馆提出申请。档案馆根据申请理由和档案内容决定是否提供，必要时应报经学校主管领导同意。利用者应当与档案馆签署档案利用协议，仅限在协议规定范围内利用该档案，并须在利用时注明“原件为清华大学档案馆馆藏”等字样。
