（经档案馆馆务会议2017年6月5日通过）
为了规范我校实物档案的管理，根据《高等学校档案管理办法》等有关规定，结合我校实际，制定本实施办法。
一、基本原则
我校实物档案是单位及个人在教学、科研、管理等活动中形成的对学校和社会有保存价值的物品。实物档案由档案馆面向各单位收集或面向校友、师生等征集，档案移交人或捐赠人应当保证档案物品的原始性和真实性。
二、档案范围
1．党和国家领导人、社会知名人士给学校及校内各单位的题字、信函、书籍、礼品等实物。
2．学校重要活动和重要事件相关的实物。
3．学校获得的证书、奖状、奖章、奖牌、奖杯等实物。
4．学校及各单位作废的印章、牌匾等实物。
5．反映学校历史发展的校徽、纪念章、入学通知书、学生证、毕业证书、学位证书、工作证、教案、教材、试卷、票据、图片、画册、师生员工学习工作用品等实物。
6．其他应归档的实物。
三、档案移交
单位或个人移交或捐赠实物档案时，填写实物档案移交清单，注明实物名称、来源、形成日期等信息，一式两份，分别由移交者或捐赠者留存。对捐赠实物档案者，档案馆向捐赠人颁发证书。
四、档案管理
档案馆对实物档案妥善整理、有序存放，在专用档案库房永久保存，确保档案的完整和安全。
五、档案利用
1．实物档案根据档案内容及捐赠人意愿，分为公开档案或不公开档案。
2．实物档案的捐赠人享有所捐赠档案的优先利用权。
3．校内外单位或个人凭单位介绍信或本人凭有效身份证件，可查阅公开档案。摘抄、拍照、复印公开档案，应经档案馆同意。
4．校内外单位因工作需要利用不公开档案，凭单位介绍信，注明档案利用目的，由本单位领导签字同意，经档案馆领导批准，方可利用。
5．校内外单位因工作需要希望提供实物档案复制件或电子版，凭单位介绍信，向档案馆提出申请；校外媒体拍摄实物档案，凭单位介绍信，并经学校新闻中心同意后，向档案馆提出申请。档案馆根据申请理由和档案内容决定是否提供，必要时应报经学校主管领导同意。利用者应当与档案馆签署档案利用协议，仅限在协议规定范围内利用该档案，并须在利用时注明“原件为清华大学档案馆馆藏”等字样。
