（经档案馆馆务会议2017年6月5日通过）
为了规范我校照片档案的管理，根据《高等学校档案管理办法》等有关规定，结合我校实际，制定本实施办法。
一、基本原则
我校照片档案是教学、科研、管理等各项工作和活动中直接形成的、有保存价值的照片并辅以文字说明的历史记录。各单位应加强照片档案的收集、整理，与文书档案一起完成照片档案归档，档案馆对归档的照片档案妥善保管，并提供利用服务。
二、归档范围
1．国家和省部级领导人及著名人物来校活动的照片。
2．学校召开的重要会议、纪念活动及庆典活动的照片。
3．校领导、院士、三级以上老教授及其他知名学者的工作、活动照片及任职期间的标准像。
4．荣获国家级优秀教学成果奖及在课程建设、实践教学、学生培养等教学活动中的照片。
5．重大科技成果、获国家级科技奖励项目的相关照片。
6．学校举办的重要学术会议及我校专家学者参加国内外重大学术活动和被授予荣誉学位、荣誉称号的照片。
7．外国领导人来访、聘请外籍名誉教授、客座教授及其他重要外事活动的照片。
8．实验室建设、科技产业、后勤等方面的重要活动及取得重大成果的照片。
9．列为保护文物的建筑物、不同历史时期的典型建筑物及校园风光的照片，重要的石碑、牌匾及雕塑的照片。
10．重大建筑工程的基地原貌、奠基、建设过程及竣工落成的照片。
11．学生组织、团体重要活动的照片。
12．历届运动会、参加全国或北京市重要文体活动，以及反映师生员工业余生活的照片。
13．荣获各种重要奖励的奖状、奖旗、奖杯、证书的照片。
14．学生个人毕业照片，毕业生合影。
15．院系召开的重要会议、纪念活动及庆典活动的照片。
16．学校各民主党派、团体和校友会重要活动的照片。
17．学校发生的重大事故、突发事件及重大自然灾害和抢险救灾的照片。
18．其他具有特殊意义和保存价值的照片。
三、职责分工
新闻中心负责校级重要活动和工作照片档案资料的收集、整理、归档。
各单位负责本单位照片档案资料的收集、整理、归档。
档案馆负责照片档案的收集、保管和提供利用，并对各单位照片档案的收集、整理和归档进行业务指导和检查监督。
四、档案整理
照片档案的整理应当以有利于保持照片档案的有机联系、有利于保管、便于利用为原则，包括挑选、编号和编写目录数据三项内容。
1．挑选：以照片的内容价值和图像质量为依据进行筛选。
（1）照片内容有价值，图像质量好，清晰、完整、无重复。
（2）电子照片一般为JPEG或TIFF图像格式，300万像素以上。
2．编号：为每张照片确定档号。
（1）照片档号由年度号、单位号、组号和张号四部分，共12位数字组成：
年度号：照片拍摄年度，为4位数字；
单位号：学校统一规定的各单位编码，为3位数字；
组号：每次活动的照片为一组，按时间顺序排列，为3位数字；
张号：每张照片在本组内的顺序号，为2位数字。
示例：2009年新闻中心拍摄第一次活动的第一张照片档号为：200920500101。其中，2009、205、001、01依次为年度号、单位号、组号、张号。
（2）照片档号与照片必须一一对应，禁止出现重号。
（3）电子照片的文件名以相对应的照片档号命名。
3．编写目录数据：为每张照片编写相关目录数据。
（1）目录数据由序号、档号、题名、时间、地点、人物、说明、作者、密级、归档人员和归档单位共11项内容组成；
序号：本年度照片的流水号，为4位数字，如：0001；
档号：照片档案的唯一编号，为12位数字；
题名：照片的名称、题目；
时间：拍摄时间，为8位数字，如：2009年1月1日为20090101；
地点：拍摄地点；
人物：主要人物的姓名和在照片中的位置，多人以顿号分隔，如：前排左起XXX、XXX、XXX，没有主要人物的可以不填；
说明：照片内容的详细说明和其他重要补充信息；
作者：拍摄人员或单位；
密级：分为公开、内部、秘密三级，参照学校有关保密规定确定；
归档人员：整理和移交照片档案的责任人员；
归档单位：整理和移交照片档案的责任单位。
（2）目录数据必须内容完整准确，格式正确，文字通顺。
五、档案移交
1．新闻中心及各单位于每年6月30日前，将上一年应当归档的照片档案，按照片档案整理规范进行收集、编目，移交到档案馆。
2．纸质照片档案应当由照片、底片、目录数据三部分组成，电子照片档案应当由照片、目录数据两部分组成。目录数据应同时有纸质版和电子版，纸质版一式两份，分别有各单位移交人和档案馆接收人签字留存。
3．除已归档的照片外，其他有参考价值的照片可作为照片资料，与照片档案同时移交。照片资料应当每次活动为一组，建立文件夹，文件夹按时间顺序编号并命名，名称由“组号-日期-活动名称”构成。
六、档案保管
照片档案可采用按时间、内容，或时间、内容、人物相结合的方法，由档案馆上架、存储，妥善保存。
七、档案利用
1．馆藏照片档案依据其内容分为开放档案和未开放档案。
2．校内外单位或个人查阅开放档案时，凭单位介绍信和本人有效身份证件，到档案馆查阅；因工作需要查阅未开放档案时，凭注明查阅目的和查阅内容的单位介绍信及查阅人有效身份证件，经档案馆同意可查阅。翻拍照片档案，应经档案馆工作人员同意。
3．校内外单位因工作需要希望提供照片档案复制件、电子版的，可提出申请，由档案馆决定是否提供，必要时应报经学校主管领导同意。经批准提供复制件或电子版时，利用者应与档案馆签署档案利用协议。该复制件或电子版仅限于协议规定的范围，并须在利用时注明“原件为清华大学档案馆馆藏”等字样。
